応募が届いた直後は、候補者の熱量がもっとも高い時期です。採用の現場では、この熱が冷めないうちに書類選考を進め、早く次の連絡を届けたいですよね。

候補者は複数の会社に応募していることが多く、話が早く進む会社に気持ちが向きやすくなります。応募直後に選考がどれだけ早く動くかが、その後の志望度を左右します。

ただ、書類選考に入るには、判断に必要な情報がそろっていなければなりません。たとえば出社を前提にしている会社では、遠方の候補者が転居できるかどうかが、合否以前の判断材料になります。ポートフォリオが必要な職種なら、その有無も欠かせません。どれか一つでも欠けていれば、候補者やエージェントに確認する必要があり、返事が来るまで書類選考に入れません。その数日の間に他社の選考が先に進み、採れるはずだった人を取り逃がしてしまうことがあります。

この記事では、応募直後の熱量を逃さずに選考を進めるために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。

フェアパス以前と以後の書類選考前の動き

こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。

候補者から応募が届くと、採用担当者はまず書類に目を通し、次の選考へ進めるかどうかを判断します。

ただ、合否を判断する前提の情報がそろっていなければ、書類選考そのものに入れません。出社を前提としている会社なら、遠方の候補者が転居できるかどうか。ポートフォリオが必須の職種なら、その提出があるかどうか。

採用の現場では、こうした選考の前提情報をどのようにそろえて、スピード感をもって選考を進めているのでしょうか。今回はその話を書きます。

大切なのは、応募直後の熱量が高いうちに選考を動かすこと

応募が届いた直後は、候補者の転職意欲や企業への熱量がもっとも高い時期です。このタイミングで選考がスムーズに動けば、候補者に高い志望度を保ったまま次のステップへ進んでもらえます。

書類選考を始める段階で前提情報がすべてそろっていれば、確認待ちで選考が止まることはありません。本当に欲しい人を、他社に取られる前に判断できます。

また、足りない情報の確認が事前に動いていれば、採用担当者は書類の細かな読み込みや確認の連絡に時間を取られません。その分の時間を、合否の判断そのものに使えます。

書類選考を始めるために、現場がしていること

エンジニアや専門職の採用を行うある導入企業は、週数日の出社ができる人を採用する方針をとっています。そのため、遠方に住む候補者については、入社に合わせて転居できるかどうかが、合否以前の絶対条件になります。ポートフォリオが必要な職種では、その提出も書類選考に入る前提です。

現場では、この前提をそろえるために、次の手順を踏んでいました。

判断の前提がそろっているかを、書類から確認する

応募が届くと、採用担当者はATSを開き、添付された履歴書・職務経歴書・ポートフォリオを一つひとつ確認します。前提条件がそろわないまま選考を進めると、面接のあとで勤務条件が合わないと分かることがあります。そうなれば、会社と候補者のどちらにとっても大きな手戻りになるためです。

足りない情報があれば、エージェントにメールで確認する

提出書類だけでは条件を満たしているか分からない場合、採用担当者は人材エージェントへメールで問い合わせます。

履歴書の備考欄に引っ越し予定と書かれていたり、ポートフォリオが別添で届いていたりすることもあります。ただ、毎日数十件以上の応募書類を見ている中では、こうした記載に気づきにくいものです。そのため、改めて確認の連絡を入れることもあります。

回答が届いてから、書類選考に入る

採用担当者はエージェントからの回答を待ち、前提条件がすべてそろった段階で合否の判断に入ります。そのため、問い合わせから回答までの数日間は、どうしてもリードタイムが発生します。

どれも、自社の方針に合った候補者を、正しく丁寧に見極めるための工夫です。

なぜ、応募直後の数日にこだわるのか

優秀な候補者ほど、複数の会社に同時に応募していることが多いものです。そして、連絡や選考が早く進む会社に気持ちが傾きやすくなります。応募直後の数日間に選考がテンポよく動くかどうかが、その後の志望度や承諾率を大きく左右します。

情報の確認は、候補者やエージェントとのメールの往復になるため、時間がかかりがちです。返事を待つ数日のうちに他社の選考が先に進めば、本来なら採用できたはずの人を取り逃がすことにもつながりかねません。

採用担当者が本来もっとも時間を使いたいのは、候補者の経験やスキルを見極める判断そのものです。書類を隅々まで読み込んで不足情報を探す時間や、確認の返事を待ち続ける時間は、できる限り減らしたいところです。

私たちも、この確認待ちによる停滞をなくすために、試行錯誤を重ねています。

たとえば、候補者や紹介会社への確認がすでに完了しているのに、採用担当者がまだ気づいていない事項があるとします。そのときは、フェアパスチームから採用担当者へ「必要な書類と情報がそろいました」と伝えることもあります。選考を止めず、採用担当者が書類選考をすぐに始められるようにするための取り組みです。

応募直後の熱量を逃さない選考を、フェアパスとフェアパスチームが支える

ここからは、導入企業での実際の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。

判断のブレを減らすため、書類の内容を同じフォーマットで要約する

応募が届くと、フェアパスは添付された履歴書・職務経歴書・ポートフォリオなどの内容を解析します。そして、判断に必要な項目をそろえた共通のフォーマットで要約をつくります。

提出書類の書き方やレイアウトは、候補者ごとにばらばらです。要約の形式がそろっていれば、評価する人によって見るポイントがぶれにくくなります。「引っ越し予定」の記載やポートフォリオの有無といった大事な情報も、要約の中で一目で見つけられます。

書類選考に必要な情報が欠けていれば、フェアパスが気づく

転居の可否やポートフォリオの提出など、書類選考に必要な情報が欠けている場合は、フェアパスがその不足に気づきます。そのうえで、情報をそろえるための動きを先回りしてつくります。採用担当者が自分で書類を読み込み、足りない項目を探す必要はありません。

確認の連絡は、AIオペレーターが先回りして送る

転居の可否などが書類に書かれていない場合は、フェアパスが確認用のメール文面をすぐに下書きします。下書きができると、AIオペレーターがそれに気づいて確認の連絡を送ります。確認の往復にかかる時間をできるだけ短くし、応募直後の熱量が高いうちに書類選考へ入れるようにするためです。

採用担当者は、書類選考できる状態からスタートする

情報がすべてそろった状態で通知が届くため、採用担当者は整理された要約を見て、すぐに合否の判断に入れます。書類の読み込みや不足情報の追いかけに時間を割かず、見極めの判断そのものに集中できます。

合否の判断は、採用担当者が行う。その判断に入るための前提づくりは、フェアパスとフェアパスチームが先回りして進める。この役割分担によって、候補者の熱量が高い応募直後のうちに選考を動かし、欲しい人を他社に取られる前に判断できるよう支えています。

まとめ

応募直後の熱量が高いうちに、選考を最速で動かす。書類選考に入る前の確認で選考を止めず、採用担当者が合否の判断に時間を使えるようにする。採れるはずの人を逃さないよう、その裏側を支えるのがフェアパスの採用支援です。

フェアパスを導入すると、自社の採用で応募直後のオペレーションをどう速められるのか。詳しい仕組みや事例は、サービスページで紹介しています。