採用は、応募から内定まで、たくさんの人と工程がつながって進みます。採用の現場では、どこかで選考が止まることなく、候補者を次の一歩へ進めたいですよね。
一つの工程が止まれば、その先の動きもすべて止まります。候補者は、その間ずっと待ち続けることになります。
特に面接のあとは、評価がそろうまで、採用担当者は次の一手を打てません。通過であれば、すぐに候補者へ連絡して次の選考に進めたいところです。早く採りたい人や惹きつけたい人であれば、なおさらです。評価が出るまで動けない時間は、そのまま採用の機会を逃すことにつながりかねません。
そして、止まった場所だけを急がせても、止まる理由が残っていれば、また同じところで止まりやすくなります。候補者に信頼してもらえる選考を、いつでも同じように続ける。そのためには、なぜそこで止まるのかを、採用全体の流れから捉えることが大切です。
選考が止まる場所には、たいてい誰かの手間や負担が集まっています。面接後の評価も、その一つです。面接官は、本業を抱えながら評価を残しています。面接の数が増えるほど、採用担当者が一人ひとりに声をかけなければ、評価は集まりにくくなります。
催促を重ねれば、評価はそろいます。ただ、評価を残すこと自体の負担が変わらなければ、同じ止まり方がくり返されてしまいます。
この記事では、選考が止まる理由を、採用全体の流れから捉え直します。面接官にも採用担当者にも無理のない形で選考を前に進めるために、導入企業の現場がしている工夫を紹介します。あわせて、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを書きます。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
面接が終わると、採用担当者は面接官の評価を受け取ります。通過か見送りかを判断して、候補者に次の案内を届けます。この流れのどこかが止まると、その先の動きもすべて止まってしまいます。
評価がそろうのを待つ時間を短くし、すぐに次の一手を打つ。そのために、採用の現場ではどのような工夫をしているのでしょうか。今回はその話を書きます。
多くの人が関わる中でも、連携して選考を前に進めること
採用活動には、採用担当者や現場の面接官など、社内の多くの人が関わっています。
面接が終われば、面接官が評価を残します。採用担当者がそれを受け取って合否を判断し、候補者に次の選考の案内を届けます。一人の候補者が次の選考へ進むまでには、こうした人から人への情報の受け渡しが欠かせません。
この連携が滞りなく回っていれば、評価がそろった時点で、次の選考に向かう候補者へすぐに連絡できます。候補者は、企業への関心や熱量が高いうちに次の選考へ進めます。早く採用したい人や、手厚く惹きつけたい人に対しても、他社より一歩先に動けます。
反対に、どこか一か所で連携が止まると、その先にいる全員が動けなくなります。その間に、大切な採用の機会を逃すことにもつながりかねません。
さらに、関わる全員が、無理なく自分の役割を果たせる形で連携できている。そうなれば、採用担当者が一人で社内の全員を追いかける必要もなくなります。そのぶんの時間を、候補者との対話や口説きといった、人にしかできない採用活動に使えるようになります。
評価をそろえて次の一手を打つために、現場がしていること
ある導入企業では、面接や面談のあと、面接官にATSへ評価を入力してもらっていました。採用担当者は、その評価をもとに、次の選考へ進めるかどうかを判断します。ただ、面接官は日々の本業を抱えているため、評価の入力が後になることもありました。
そこで、評価をできるだけ早くそろえるため、現場では次のような工夫を重ねていました。
次の判断材料にするため、面接官にATSへ評価を入れてもらう
面接や面談が終わったら、面接官にATSへ評価を入力してもらっていました。評価を一か所に記録しておけば、採用担当者がそれを見て、通過か見送りかを判断できます。候補者への次の案内にも、すぐ取りかかれるからです。
依頼に気づいてもらえるよう、評価の依頼はSlackで直接届ける
評価の依頼や催促は、ATSのタイムラインではなく、面接官が日常的に使うSlackで直接送っていました。ATSの通知は、日々の業務の中では目に留まりにくいものです。面接官に気づかれないまま、時間が過ぎてしまうことがありました。面接官が普段から見ているSlackに届けることで、依頼にすぐ気づいてもらいやすくしていました。
誰の評価かがすぐ分かるよう、候補者の情報を添えてリマインドする
評価がまだ入っていない場合は、採用担当者がSlackで面接官にメンションしていました。その際、該当する候補者の情報を添えてリマインドします。「どの候補者の評価を求められているのか」を面接官が一目で把握できれば、その場で入力に取りかかってもらえるからです。
どれも、面接官が本業を抱える中でも評価を早くそろえ、候補者に次の一歩を届けるための現場の工夫です。
その場の対応から、止まらない仕組みづくりへ目を向けた理由
この企業ではこれまで、選考が止まらないように、採用担当者がその都度リマインドを送ってきました。人の手で、連携をつないできたのです。その時々の対応としては、それで選考を前に進められます。
ただ、面接の数が増えるにつれて、その作業の負担は大きくなっていきました。
評価の依頼や催促のたびに、Slackを開く。該当する面接官を探してメンションする。候補者の情報を貼りつけて送る。それでも評価が入らなければ、さらにリマインドを重ねる。一つひとつは小さな作業でも、積み重なれば大きな工数になります。
採用担当者の手が回らなくなれば、評価は滞り、候補者への連絡も遅れていきます。実際に現場の採用担当者からも、「リマインドを追いかけ続けるのが大変で、何とかしたい」という声が上がっていました。
人の手で補い続ける運用のままでは、採用が活発になって忙しくなるたびに、同じ場所で連携が止まってしまいます。
その場しのぎで急がせるのではなく、面接が増えても自然と評価がそろう状態をつくる。そのためには、選考が止まる理由そのものに手を入れる必要があります。そこで私たちは根本的な解決に目を向け、仕組みと人の両方から、この社内の連携を支えることにしました。
止まる理由に手を入れ、評価がそろう流れをつくる
ここからは、導入企業での実際の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。
改善を考えるときに私たちが起点にしているのは、「フェアパスで何ができるか」ではありません。「採用全体の流れの中で、どこに誰の負担が集まり、なぜそこで止まっているのか」です。
今回であれば、面接官が日常的に見ているのはSlackでした。評価の依頼もSlackで届くほうが気づきやすい、という現場の事情がありました。だからこそ、使い慣れた運用は変えずに、依頼する側と評価する側の両方の負担を軽くする方向で仕組みを考えました。
現場の声から、リマインドの手間そのものを減らす仕組みをつくる
「リマインドの負担を何とかしたい」という現場の声を受けて、私たちはリマインドの手間そのものを減らす仕組みを考え、フェアパスに組み込みました。
フェアパスの画面からボタンを2回押すだけで、指定したSlackのチャンネルに、面接官宛てのリマインドが届きます。評価を急がせる回数を増やすのではなく、一回の依頼にかかる手間を軽くする。そうすることで、面接の数が増えても無理なく評価を集められるようにしました。
採用担当者がSlackへ移る手間をなくす
これまで採用担当者は、毎回Slackに画面を切り替えていました。面接官を探してメンションし、候補者の情報を貼りつけて送っていました。
いまは、候補者の情報を確認しているフェアパスの画面から、そのままSlackでリマインドを送れます。画面を行き来する手間がなくなり、評価の遅れに気づいたその場で、すぐに声をかけられるようにしました。
面接官が評価を入力しやすい仕組みを考えていく
リマインドを送る側の負担を軽くしたうえで、いまは、面接官が評価を入力しやすい環境づくりにも取り組んでいます。
評価が止まる理由の根っこには、本業を抱える面接官にとって、評価を残すこと自体が負担になりやすいという構造があります。依頼する側だけでなく、評価を残す側の気持ちの面や作業の面の負担にも手を入れる。そうすることで、そもそも評価が滞りにくい社内の連携をつくることを目指しています。
候補者を通過させるかどうかを最終的に判断するのは、採用担当者と現場の面接官です。
その判断に必要な評価が、無理なく早くそろう社内の連携をつくる。そこは、フェアパスとフェアパスチームが担います。フェアパスは、そのための基盤です。
ただ、私たちが見ているのは一つの機能ではなく、採用活動全体の流れです。現場の声から、選考が止まる理由を見つける。仕組みと運用の両方から手を入れる。そうして、どの候補者に対しても、待たせることなく次の一歩を示せるよう支えています。
まとめ
面接のあと、評価がすぐにそろい、候補者へ次の一歩を届けられる。その状態を一度きりではなく、いつでも当たり前につくれるようにする。
選考が止まった場所をただ急がせるのではなく、止まる理由そのものに手を入れ、採用全体の流れから支え続ける。それが、フェアパスの採用支援です。
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