採用の現場では、候補者一人ひとりがいま選考のどこにいるのかを正しく把握し、次の一歩を待たせずに示したいですよね。
応募や面談のあとに何も連絡が来ない時間は、候補者にとって「待たされている」「忘れられているのかもしれない」と感じる時間です。次に何が起きるのかがきちんと伝われば、企業への期待を保ったまま選考に進んでもらえます。縁がなかった候補者にとっても、結果がきちんと届くかどうかは、その会社が誠実かどうかを感じ取る手がかりになります。
ただ、候補者とのやり取りは、媒体の管理画面やSlackなど、いくつもの場所で進みます。ATSへの反映が追いつかないと、選考が終わった人、途中で止まっている人、まだ書類を見られていない人の区別がつきにくくなります。そうなれば、結果を伝えるべき人に連絡が届かなかったり、本来進めたかった人が埋もれてしまったりすることにもつながりかねません。
この記事では、候補者一人ひとりの選考状況を正しく把握し、次の一歩を待たせずに示すために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
候補者とのやり取りは、応募、書類選考、カジュアル面談、面接と、段階ごとに進んでいきます。採用担当者は、そのたびに一人ひとりの状況を確かめながら、次に何をするかを決めています。
ただ、応募が増え、やり取りする場所も増えるほど、「この人はいま、どの段階にいるのか」をすぐに答えるのは難しくなります。
候補者一人ひとりの選考状況を正しくつかみ、次の一歩を待たせずに示すために、採用の現場ではどのような工夫をしているのでしょうか。今回はその話を書きます。
大切なのは、候補者一人ひとりの「いま」を正しくつかみ、次の一歩を示せること
候補者一人ひとりがいま選考のどこにいるのかが正しく分かっていれば、その人に合った次の一歩を、迷わずに示せます。
選考を進めたい候補者には、自社への関心や熱量が高いうちに、次の選考の案内を届けられます。こちらから早く声をかけられれば、候補者は「この会社は自分に関心を持ってくれている」と感じ、前向きな気持ちのまま次の面接に臨めます。他社の選考と並行している候補者でも、他社に先を越される前に採用につなげられます。
一方で、今回は縁がなかった候補者にも、選考結果を誠実に、早く届けられます。結果がきちんと届くことは、その候補者にとって「誠実に向き合ってくれた会社だ」という印象として残り、将来の再応募や口コミ、評判にもつながっていきます。
そして、社内の誰が見ても「この人はいまどういう状態か」が一目で分かれば、本来選考を進めたかった大切な候補者が埋もれることもありません。一人ひとりに合った対応を、途切れさせることなく続けられます。
候補者を待たせずに選考を進めるために、現場がしていること
ある導入企業では、複数の求人媒体と人材エージェントを中心に採用活動を進めていました。日々さまざまな経路から多くの候補者情報ややり取りが届く中で、現場は限られた人数と時間で、一人ひとりへの対応を止めないための工夫を重ねていました。
次に進む候補者は、ステータスを変えて経緯をメモに残す
書類選考やカジュアル面談を経て次のステップへ進む候補者については、採用担当者がすぐにATSのステータスを更新し、これまでの面談内容や会話の経緯をメモに残していました。
選考が進むにつれて、面接官や日程調整の担当者など、社内で関わる人は増えていきます。そのとき、誰が見ても「この人とはここまで話した」「何が懸念で、何に惹かれているか」が分かる状態にしておけば、次に担当する人が過去の経緯を周りに聞いて回る必要がありません。そのぶん、候補者への次の案内にすぐ取りかかれます。
通過しなかった候補者も、判断の結果をメモに残す
書類選考を通過しなかった候補者についても、なぜその判断に至ったのかを簡単にメモに残していました。毎日多くの応募書類に目を通す中では、一度判断した候補者の情報を、後日もう一度開いて読み直してしまうこともあります。判断の結果が手元に残っていれば、同じ候補者を二度確認する手間が省け、その時間を、これから判断する候補者に使えます。
媒体に届いた連絡は、確認したその場で返信まで済ませる
求人媒体やエージェントからの連絡は、それぞれの管理画面やメールに届きます。採用担当者は、連絡を確認するために媒体の画面を開いたら、そのまま返信の作成と送信まで済ませていました。候補者への返事を一日でも早く届けるための工夫です。
担当を決める前に、気づいた人が動く
書類の確認や候補者への対応は、「誰が担当するか」を決めてから動くのではなく、画面を見て気づいた人がその場で動く運用にしていました。担当の割り振りを待つ時間をなくし、対応のスピードを保つためです。
いずれも、限られた人数と時間の中で、目の前の候補者への対応を一つでも早く、確実に進めるための現場の工夫です。
なぜ、候補者一人ひとりの「いま」にこだわるのか
候補者とのやり取りが進む各求人媒体やメールと、選考状況を記録するATSが分かれていると、現場がどれだけ丁寧に対応していても、記録の更新はどうしても後になりがちです。
たとえば一部の求人媒体では、やり取りの詳細がそのアカウントにログインしないと見えず、ATSには残りません。やり取りが見える場所が人やアカウントごとに分かれるほど、候補者の本当の状況は、その画面を直接見た人にしか分からなくなっていきます。
そうした状態が積み重なると、すでに選考が終わった人、途中で返信が止まっている人、まだ書類を見られていない人が、同じ場所に混ざって溜まっていきます。
実際にこの企業でも、2か月前に応募があった候補者が選考を終えているのかどうか、ATS上では分からない状態になっていました。カジュアル面談のあと、次の選考へ進むかどうかが決まらないまま残っている候補者もいました。
この状態が続くと、結果を伝えるべき人に連絡が届かず、本来選考を進めたかった候補者が、動いていない候補者の中に埋もれてしまうことにもつながりかねません。候補者から見れば、その時間は「会社から何も届かない不安な時間」になってしまいます。
また、「気づいた人が動く」運用はスピードを保てる一方で、「誰が誰の対応を担当しているのか」が見えにくくなりやすい面もあります。悪気がなくても、誰も拾わない対応漏れが生まれやすくなるのです。
私たちが解決したいのも、この「ボールが落ちてしまう」状態です。いまは、気づいた人が動くスピードを保ったまま、落ちやすい対応をフェアパスとフェアパスチームでどう拾い上げられるかを考え、実践しているところです。
採用全体を見て、まず土台から整える
ここからは、導入企業での実際の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。
私たちが支援に入った当初、この企業では、2か月前の候補者情報が整理されないまま溜まっていました。そこで、フェアパスチームから「まずは土台となるATSの情報を整えましょう」と提案しました。そして、社内で「今月中にはやろう」と話していたものの手が回っていなかった選考終了の処理を、フェアパスチームが代わりに進めました。
誰がどの候補者の担当か分からないような状態に対しても、私たちはまずATSの整備から入ります。土台となる情報が正しく整理されていなければ、候補者の「いま」を正しく把握することはできないからです。
候補者が待たされてしまう要因は、一つだけではありません。採用活動全体を俯瞰して捉えなければ、根本的な解決には至りません。応募から選考結果の連絡に至るまで、採用のどこかで情報が途切れれば、その先に続く対応はすべて止まってしまいます。
だからこそ私たちは、フェアパスを基盤にしながら、ATSの情報整備のように採用を前に進めるために必要な領域であれば、そこまで踏み込んで支援します。フェアパスとフェアパスチームの目的は、「その企業の採用が一番成功に向かうこと」にあるからです。
整えた「いま」を、仕組みと人でそろえ続ける
土台を一度整えても、日々の採用活動が続けば、候補者の状況は変わり続けます。整えた状態を保ち続けるには、変化にすぐ気づくAIの仕組みと、仕組みだけでは拾いきれない部分を補うフェアパスチームの目の両方が必要です。
そこで、フェアパスとフェアパスチームで役割を分担し、候補者の状況を常に最新の状態にそろえ続けます。
変化を見落とさないため、候補者の動きを検知してフェアパスに上げる
メッセージの受信や応募など、候補者とのやり取りで動きがあると、フェアパスはその変化を検知し、状況が変わったことを画面上に上げます。採用担当者が毎回各媒体を開いて見にいかなくても、候補者の状況が変わったことにすぐ気づけるようにするためです。
仕組みでは分からないところは、人が仕組みと目視で確かめる
やり取りの細かなニュアンスや前後の文脈など、人にしか判断できない部分は、フェアパスチームがフェアパス上の情報と目視の両方で状況を確認します。特定の媒体アカウントの中にしかないメッセージのように、仕組みだけでは拾いきれない状況も、取りこぼさずに最新の状態へそろえます。
ボールを落とさないため、誰に声をかけるべきかを見極めて動く
確認した状況をもとに、採用担当者にリマインドすべきもの、面接官にリマインドすべきものを、それぞれ見極めて動きます。気づいた人が動くスピードはそのまま活かしつつ、「次の一歩が誰の手元で止まっているのか」を見つけてその人に声をかけることで、選考を止めずに進めます。
候補者を次の選考へ進めるか、どのように結果を伝えるかを最終的に判断するのは、採用担当者です。
その判断に入るための土台となる、候補者一人ひとりの「いま」を正しくそろえ続けることは、フェアパスとフェアパスチームが担います。AIに任せられる部分はAIが担い、情報の整備や判断、細やかな気配りが必要な部分は人が担います。
この役割分担によって、どの候補者に対しても、待たせることなく次の一歩を示せるよう支えています。
人事を支援するフェアパスのチーム
候補者一人ひとりが、いま選考のどの段階にいるのかを正しくつかむ。そのうえで、選考を進めたい人には関心が高いうちに次の案内を届け、縁がなかった人にもきちんと選考結果を届ける。そのために、ATSの情報整備のような採用の土台づくりから入り込み、人とAIのチームで採用を支えるのがフェアパスの採用支援です。
フェアパスを導入すると、自社の採用で候補者一人ひとりの選考状況をどのように正しく把握できるのか。詳しい仕組みや事例、料金は下の資料請求ボタンより資料をお取り寄せください。
