面接の評価は、残すこと自体が目的ではありません。採用の現場では、評価を次の選考を動かす力にし、採用の判断の質を上げる材料にもしていきたいですよね。
評価が出た時点で次の動きにつながれば、通過した候補者にすぐ連絡でき、採りたい人を逃さずに済みます。また、評価や候補者とのやり取りが一か所に積み上がっていけば、どこで判断がぶれやすいのかを振り返れるようになり、採用の判断そのものを磨いていけます。
ただ、面接官の入力の負担を下げられていても、評価が次の動きとつながる場所になければ、人が改めて判断し、動き出す必要があります。評価ややり取りが分散していれば、判断の材料として積み上がりません。かといって評価の残し方を変えれば、面接官の負担がまた上がってしまいます。
この記事では、面接官がいつも通りのやり方で評価を残すだけで、その評価が次の選考につながり、採用の判断材料として積み上がっていくようにするために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
面接が終わると、面接官は評価を残し、採用担当者はそれをもとに、通過か見送りか、次へどう進めるかを決めていきます。
面接の評価は、目の前の候補者を次の選考へ進めるための大切な判断材料です。同時に、日々の選考の記録を積み重ねて振り返ることで、自社の採用の判断をより確かな、ぶれにくいものにしていくための材料にもなります。
ただ、評価が記録として残っているだけでは、その両方に生かせているとは限りません。面接官の負担を増やすことなく、現場が残した評価を次の選考の動きへつなげ、判断の材料として積み上げていく。そのために、採用の現場ではどのような工夫をしているのでしょうか。今回はその話を書きます。
大切なのは、評価を「次の選考を動かす力」と「判断の材料」の両方にすること
面接の評価は、入力して残すこと自体が目的ではありません。評価には、大きく分けて二つの役割があります。
一つは、目の前の候補者の選考を滞りなく前に進めることです。面接官の評価が出た時点で次の動きにつながれば、通過した候補者に、結果の連絡や次の面接の案内をすぐに届けられます。候補者の関心や熱量が高いうちに次の選考へ進んでもらえ、本当に採用したい人を、他社より一歩早く動いて逃さずに済みます。
もう一つは、採用の精度を高める判断の材料として積み上がっていくことです。評価や候補者とのやり取りが一か所にたまっていけば、一人ひとりの候補者について、これまでの選考で何が話され、どう評価されてきたかを踏まえて判断できるようになります。さらに、積み重なった評価を振り返ることで、自社の選考のどこで評価がぶれやすいのかに気づくきっかけにもなり、採用の基準や判断そのものを見直していけます。
そして、この二つの役割を、面接官のいつもの入力方法を変えずに実現できれば、現場に新しい操作やルールの負担をかけることなく、評価を残すこと自体が、採用を前に進める力になります。
面接官に負担をかけずに、判断に使える評価を残すために、現場がしていること
ある導入企業では、日々の業務に積極的にAIを取り入れ、手間を減らしながら採用を進めていました。面接の評価についても、面接官の負担を減らしつつ、採用担当者が次の判断に使える形で残すために、次のような取り組みをしていました。
評価のハードルを下げるため、文字起こしとメモをもとに評価をつくる
この企業ではもともと、面接官にとって、評価を入力すること自体の気持ちの面や作業の面のハードルが高いという課題がありました。本業を抱えて忙しい中で、面接が終わるたびに一から評価の文章を書くのは、負担が大きいからです。
そこで、汎用AIを使って面談を文字起こしし、その要約と、面接官が手元で取ったメモをもとに、AIで評価の下書きをつくる形にしていました。面接官が一から文章を書く手間を減らしつつ、面接で実際に感じたことも評価に反映し、評価の入力が滞ったまま時間がたってしまうのを防ぐための工夫です。
評価の形をそろえるため、決まったフォーマットに沿ってまとめる
AIでつくる評価は、面接官ごとに書き方や項目の順番がばらばらだと、あとから評価を読む採用担当者が、内容を読み取るのに時間がかかってしまいます。そのため、社内であらかじめ決めた評価項目と基準のフォーマットに沿ってまとめるように設定していました。フォーマットがそろっていれば、誰の評価でも同じ基準で目を通せて、すぐに合否の判断に取りかかれます。
チームで共有するため、評価をATSに登録する
AIで整えた評価は、最終的にATSに登録し、採用担当者や、その後の選考に関わるメンバーが同じ場所で評価を確認し、次の選考へ進めるかどうかを、チームで判断できるようにしていました。
どれも、本業で忙しい面接官に無理な負担をかけず、採用の判断にきちんと使える評価を残すための、現場が行っていた工夫になります。
なぜ、評価が残るだけでは足りないのか
ただ、評価は記録として残っているだけでは、採用を前に進めてはくれません。評価が次の選考の動きにすぐつながり、判断の材料として生かされてはじめて、評価を残した価値が生まれます。
この企業では、面接官の入力の負担を減らすために、自分たちでいち早くAIを取り入れてきました。その結果、評価を残すこと自体のハードルは、すでに大きく下がっていました。
ただ、どれだけ質の良い評価がATSに残っていても、それが次の日程調整や結果の連絡といった次の選考の動きとつながっていなければ、採用担当者が評価を読み込み、合否を判断し、別の画面を開いて次の連絡をつくる、という時間差がどうしても生まれます。その対応を待つ間、通過した候補者への連絡は止まってしまい、本来採りたかった人を他社に先取りされるおそれが残ります。
また、面接の評価と、エージェントや候補者との日々のやり取りが別々の場所に分かれていると、採用の判断材料として一か所に積み上がっていきません。候補者一人ひとりの経緯を踏まえて判断しようとするたびに、あちこちから過去の情報を集めるところから始めることになります。
かといって、評価をまとめるためだけに、これまでの入力の流れや残し方を変えてしまえば、せっかく下げた面接官の入力の負担がまた上がります。現場がこれまで積み上げてきたAI活用の流れも、止まってしまいます。
評価を残す現場の負担は増やさずに、残した評価が次の選考と採用の判断にそのまま生かされる状態をつくる。それが、欲しい人を逃さず、自社の採用の判断を確かなものにしていくために、本当に必要なことです。
いつも通りの評価が、次の選考と判断の材料につながる流れを裏側でつくる
ここからは、導入企業での実際の支援の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。
評価を残す現場の負担は増やさずに、残した評価を次の選考と判断にそのまま生かす。そのために私たちが取り組んだのは、次のようなことです。
今の運用フローを生かし、フェアパスとつなぐ
この企業では、汎用AIで評価をつくり、ATSに登録する運用フローが、すでに現場に定着していました。
面接官や採用担当者に新しい操作を一から覚えてもらうことなく、慣れた流れのまま、その先の選考の流れを整える。そのために私たちは、今のやり方を組み替えるのではなく、今の運用フローとフェアパスを裏側でつなぐ形で支援することにしました。
候補者に関わる情報を、一か所にまとめる方針を決める
トライアルの段階で、「候補者の最新の状況やこれまでのやり取りが一か所で分かれば、次にどう動くべきかを判断しやすくなる」という声をいただきました。そこで、エージェントとのやり取りも含めて、候補者に関わる情報をフェアパスに集めていく方針が決まりました。
評価も同じ場所に積み上げる形を、今の運用を変えずに提案する
その方針を受けて、私たちは面接の評価についても、候補者に関わるほかの情報と同じフェアパスに自動で積み上がっていく仕組みを提案しました。
面接官の入力の手順ややり方は変えずに、評価の行き先だけをフェアパスに向ける方法です。評価と候補者の情報が同じ場所にそろうことで、評価が出た時点で次の動きにすぐ移れるようになり、積み重なった評価は、そのまま判断の材料としてたまっていきます。
同じ入力の仕方のまま、評価が次の動きにつながるようにする
文字起こしとメモをもとにフェアパスがフォーマットに沿った評価をつくる。これまでの流れはそのまま生かし、面接官の評価がそのままフェアパスに入るように設計しました。面接官の操作は何も変わりません。
評価がフェアパスに入ることで、その評価をもとにした通過の連絡や面接官の割り当てといった次のステップへ、手戻りなくつなげられるようになりました。評価が出てから人が気づいて動き出すまでの時間差をなくし、通過した候補者に、すぐに次の一歩を示せる環境を整えています。
評価をつくる前も、その先も、ひと続きの流れとして支える
評価をつくって残すところまでは、現場がすでに工夫を重ねて仕組みをつくっていました。私たちが手を加えたのは、その先です。
残された評価が次の選考の案内へどうつながり、候補者の情報としてどう積み上がっていくのか。現場が育ててきた評価づくりの文化はそのまま生かし、評価が残ったあとの選考の流れを、フェアパスを基盤にして裏側でつなぎました。
一つの作業の場面だけを切り取って手間を減らすのではなく、面接の前後を含めた採用全体の流れを、ひと続きのものとして捉えているからです。
そのうえで、仕組みでつなげられる部分はフェアパスが担い、どの情報をどのタイミングでどこに集めるかといった、人の判断が必要な部分は、フェアパスチームが現場と一緒に考えます。
候補者を通過させるかどうか、どう見極めるかを最終的に決めるのは、採用担当者と面接官です。面接官がいつものやり方で残した評価を、その判断にすぐ使える形で届け、積み上げていくこと。それが、フェアパスとフェアパスチームが担う役割です。
まとめ
面接官がいつも通りのやり方で評価を残すだけで、その評価が次の選考を動かす力になり、判断の材料として自然と積み上がっていく。評価を残すことを、目の前の候補者を前に進める力にも、自社の採用の判断をぶれにくくする材料にも変えていく。現場が工夫してつくってきた運用フローを大切にしながら、フェアパスを基盤にして、評価のその先までを裏側でつなぐのが、フェアパスの採用支援です。
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