日程調整は、空いている枠を埋めるだけの作業ではありません。面接官が無理なく、確実に臨める日時を選ぶという細かな配慮の積み重ねが、選考全体の品質を支えています。採用の責任者としては、こうした配慮が担当者の頑張りに頼らず、組織として当たり前に回る状態をつくりたいですよね。
配慮が仕組みで回るようになれば、担当者が変わっても、面接の数が増えても、選考の品質は変わりません。候補者は安心して選考に臨め、面接官も本業と両立しながら採用に協力し続けられます。採用担当者は、日々の調整に気を張り続けるのではなく、候補者との対話や次の採用施策に時間を使えるようになります。その積み重ねが、採用計画どおりに必要な人を確保し、採用を事業の成長につなげていく力になります。
ただ、選考の品質を支えている細かな配慮ほど、担当者の経験や気づきに頼りやすいものですよね。面接官の予定の中には、健康診断や社外のイベントのように、前後に余裕を持たせておくべきものもあります。採用担当者は、予定の件名を見て一つひとつ判断し、前後を空けたり、面接官に相談したりしながら調整しています。こうした配慮は丁寧である一方、担当者の負荷と経験の上に成り立っていて、担当者が変わったり面接の数が増えたりしたときに、同じ品質を保てるとは限りません。
この記事では、日程調整に表れる細かな配慮を、担当者の頑張りではなく仕組みとチームで支え、誰が担当しても同じ品質で選考を回せるようにするために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
採用の成果というと、求人の魅力や面接の中身に目が向きがちです。けれども、選考の品質は、日程を組む、候補者に連絡する、面接官の予定を整えるといった、日々の小さな運用の積み重ねにも大きく左右されます。
そうした運用の多くは、表からは見えにくいところで、担当者の配慮によって支えられています。うまく回っているときほど、その配慮は当たり前のものとして見過ごされやすく、担当者が変わったり、面接の数が増えたりしたときに、はじめてその重みに気づくことも少なくありません。
今回は、面接の日程調整を例に、こうした見えにくい配慮を組織としてどう支えていくのか、現場とフェアパスの取り組みを書きます。
選考の品質を支えるために、現場が日程調整で重ねていた配慮
ある導入企業の人事責任者の方から、「現場が日程調整で重ねている細かな配慮を、担当者が変わっても続けられるようにしたい」というご相談をいただきました。この企業の現場では、日程調整の流れの中で次のような配慮を重ねていました。
面接官が無理なく臨めるかを見極めるため、予定の前後を確かめる
候補日時を出すときに見ていたのは、面接官のカレンダーの空きだけではありません。その前後にどんな予定が入っているかまで、採用担当者が確かめていました。移動を伴う予定はないか。準備に時間がかかる会議ではないか。そもそもその日は出社しているのか、在宅なのか。カレンダー上は空いていても、前後の予定によっては面接官が余裕を持って臨めず、候補者と向き合う面接の質が下がってしまうことがあるからです。
移動の時間まで見込んで、候補日を出す
健康診断や社外のイベント、客先への訪問など、外出を伴う予定がある場合は、その前後に移動時間を見込み、その時間帯を避けて候補日を出していました。面接官が慌ただしく面接に入ることになれば、候補者を見極めることも、自社の魅力を伝えることも十分にはできず、採りたい人を逃すことにもつながりかねないためです。一方で、どの予定が外出を伴うものかは、採用担当者が予定の件名を見て、自分の経験をもとに判断していました。
どうしても入れたいときは、面接官に相談して汲み取る
採用の都合で、どうしてもこの時間帯に面接を入れたい場面もあります。件名だけでは分からない事情もあるため、そうしたときは事前に面接官へチャットなどで相談してから調整していました。本人の意向や、実際に移動が間に合うかどうかを汲み取りながら、お互いに無理のない形を探す。面接官に、本業と両立しながら採用に協力し続けてもらうための配慮です。
どれも、面接官が落ち着いて面接に臨める状態を整え、選考の品質を守るための配慮です。ただ、その判断の多くは、採用担当者一人ひとりの経験と気づきに委ねられていました。
見えにくい配慮が、選考の品質を支えている
面接は、候補者と会社が直接向き合い、お互いの実像を見極め、惹かれ合うための大切な場です。選考の中でも、候補者の志望度や気持ちが大きく動く場面と言えます。
そのため、一回の面接が開かれるまでには、件名から移動時間を確かめること以外にも、さまざまな配慮が裏側で重なっています。
たとえば日程を組むまでに、採用担当者や面接官は、候補者が自社にどんな印象を持っているか、どんな不安や懸念を抱いているか、他社の選考がどこまで進んでいるかを確かめています。そのうえで、候補者の熱量が高いうちに会うには、いつ面接を設定するのがよいかを考えて日程を決めています。面接官の側でも、その日の出社の予定や、事前に準備の時間を取れるかまでを見込んでいます。
どれも、候補者と面接官が当日に慌てることなく、じっくり向き合えるようにするためのものです。
こうした配慮の積み重ねは、選考の品質そのものです。ただ、その多くは担当者の経験や気づきに支えられていて、表からは見えにくく、うまく回っているときほど当たり前のものとして扱われがちです。
配慮が担当者に頼ったままだと、担当者が変わったり、採用を広げて面接の数が増えたりしたときに、同じ品質を保つことが難しくなります。採用担当者が日々の調整に追われれば、候補者との対話や、次の採用施策に使える時間も削られていきます。
日程調整で移動時間を見込むことは、一見すると小さな配慮です。けれども、こうした配慮が組織として当たり前に回っていることは、採用計画どおりに必要な人を確保し、採用を事業の成長につなげていくための前提になります。
担当者の異動や繁忙期があっても、採用のスピードと質を保ち続けるためには、この配慮を担当者一人ひとりの気づきだけに任せず、仕組みと人の両方で支えることが欠かせないと考えています。
見えにくい配慮を、仕組みとチームで組織の力にする
ここからは、導入企業での実際の支援の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。
外出を伴う予定を見分けて、前後の時間を空ける
これまで採用担当者が件名を目で見て判断していた外出の予定は、いまはフェアパスが見分けています。
健康診断や社外のイベント、出張のように外出を伴う予定だと判断すると、フェアパスはその前後1時間を移動時間として見込み、面接の候補から外します。担当者の経験に頼っていた判断が、誰が調整するときでも同じように行われ、移動時間を見込んだ候補日時が、はじめからそろうようになりました。
移動を考えなくてよい予定は、その時間も選べるようにする
件名だけでは判断しきれない予定もあります。
たとえば、最初は外出の予定として外された時間でも、オンラインで参加する予定などで、実際には移動を考えなくてよいと分かれば、候補日時として選び直せます。一律に外してしまうと、本来は面接を入れられたはずの時間まで失われ、候補者と会える日が先に延びてしまうからです。配慮を仕組みにしても、選考のスピードは落とさない。その両立を大切にしています。
出した日程に無理がないかを、チームが確かめる
仕組みに任せたからといって、そこで手を離すことはしません。
フェアパスチームは、フェアパスが出した候補日程が面接官にとって本当に無理のないものか、件名からの外出の判断に誤りがないかを、人の目で確かめています。判断の難しい予定があれば、面接官にチャットでメンションして、直接確認することもあります。仕組みが見落としがちな細かなところを人がすぐに補うことで、仕組みに置き換えたあとも、これまでと同じ配慮の質を保っています。
採用全体の流れの中で、一つの配慮を考える
日程調整は、書類選考から内定に至る採用全体の中の、一つの場面にすぎません。それでも、こうした配慮が行き届いているかどうかは、候補者の自社への信頼にも、面接官の負担にも、選考全体の品質にも関わります。
私たちは、日程調整という一つの作業を効率化することだけを見ているわけではありません。それが採用全体の体験や流れにどう影響するのかを考えながら、仕組みで支える部分と、人が確かめて補う部分を分けています。
配慮を仕組みとチームで支えることで、採用担当者は一件ずつ予定を確かめる時間を、候補者との対話や次の採用施策に使えるようになります。担当者を増やさずに面接の数を増やしていける体制は、採用への投資を、事業の成長に合わせて無理なく広げていくための土台にもなります。
面接官の事情を汲み取り、最終的な日程を決めるのは、採用担当者の大切な役割です。外出を伴う予定を見分け、移動時間を見込んだ無理のない候補日時をそろえる。そのうえで、本当に実現できる日程になっているかを人の目で確かめて補う。その土台づくりを、フェアパスとフェアパスチームが担います。
まとめ
選考の品質は、日程調整のような、日々の小さな運用の積み重ねに支えられています。その裏側には、候補者の気持ちや他社の選考状況、面接官の事情まで見据えた、たくさんの配慮が重ねられています。だからこそ、その配慮を担当者の頑張りに任せきりにせず、仕組みとチームで組織として回す。件名から外出の予定を見分け、前後に移動時間を見込む配慮を仕組みにしたうえで、その日程に無理がないかを人の目で確かめ続ける。それによって、担当者が変わっても、面接の数が増えても、同じ品質で選考を続け、採用計画どおりに必要な人を確保していく。採用を事業の成長につなげるその土台を、採用全体の流れの中で支え続けるのが、フェアパスの採用支援です。
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