一度選考を終えた人や、以前やり取りしていた人から、改めて連絡が来ることがあります。採用の現場では、こうした連絡にいち早く気づき、すぐに応えたいですよね。

一度接点があったうえで改めて連絡をくれる人は関心が高く、本来は採用につながりやすい人たちです。返事が早く届くかどうかは、候補者にとって「この会社は今も自分に関心を持ってくれているか」を感じ取る手がかりになります。その熱が冷めないうちに応えられるかどうかが、次の選考につながるかを左右します。

ただ、候補者との接点は、ATS、媒体、メールなど、いくつもの場所に分かれています。たとえば以前面談した候補者からの連絡が、誰にも気づかれないまま埋もれてしまい、気づいたときには数日たっている。そうなれば、関心の高い候補者の熱が冷め、せっかくの機会を逃すことにもつながりかねません。

この記事では、どの経路から来た連絡にもいち早く気づき、すぐに応えられるようにするために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。

フェアパスを使う前とフェアパスを使っているときの候補者からの連絡を気づくフローを比較しました！

こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。

採用の現場では、ATSに届く応募、スカウト媒体経由のメッセージ、メールでのやり取りなど、いくつもの経路で候補者と連絡を取っています。

候補者の動きは、そのどこで起きるか分かりません。新しい応募のこともあれば、選考中の候補者からの返信のこともあります。一度選考を終えた人から、久しぶりに連絡が来ることもあります。

どの経路で動きがあってもすぐに気づき、速やかに応えるために、採用の現場ではどのような工夫をしているのでしょうか。今回はその話を書きます。

大切なのは、どの経路で動きがあっても、すぐに気づけること

候補者から届く連絡は、どの経路からのものであっても、その人の企業に対する関心のあらわれです。

その連絡にいち早く気づいて応えられれば、候補者は「この会社は自分にきちんと向き合ってくれている」と感じられます。企業への関心や熱量が高いうちに、次の選考へスムーズに進んでもらいやすくなります。

また、動きがあった候補者が一つの場所に集まっていれば、連絡に気づいた時点で、その人のこれまでの経緯や過去の面談履歴をすぐに確かめられます。それまでの文脈を踏まえて誠実に応えられるので、候補者から見ても、一貫した対応をしてくれる信頼できる会社であり続けられます。

そして、動きに気づける場所が一つに決まっていれば、採用担当者は「どこかの媒体で連絡を見落としていないだろうか」という日々の不安を手放せます。その分、面接や候補者との対話といった採用活動に、安心して時間を使えるようになります。

いくつもの媒体で候補者と出会うために、現場がしていること

ある導入企業では、求める人材と出会うために、8つの採用媒体を活用して採用活動を進めていました。

すべての媒体でスカウトを送っており、その中にはSNS系の媒体や、デザイナー向けに特化した媒体も含まれます。ターゲットに合わせて出会える場所を広げるため、職種ごとに適した媒体を使い分けてスカウトを送っていたのです。

ただ、活用する媒体が増えるほど、候補者からの連絡が届く入口も分かれていきます。この企業では、候補者の動きを逃さないために、次のような運用をしていました。

応募はATSに集め、Slackの通知で気づく

各媒体から届いた新しい応募は、ATSに集まり、ATSと連携したSlackのチャンネルに通知が届く仕組みにしていました。採用担当者は、このSlackの通知を見て、新しい応募にすぐ気づけるようにしていました。

応募後の連絡は、届く場所ごとに確認する

応募後のメッセージのやり取りは、媒体によって届く場所が異なります。ATSと連携している媒体からの連絡はATSに取り込まれるため、そこで気づけます。

一方で、連携していない媒体からの連絡や、担当者個人のメールアドレス宛に届く連絡は、採用担当者がそれぞれの媒体の管理画面やメールを個別に確認する必要がありました。

以前応募した候補者から再び連絡が来たら、届いた場所で気づき、経緯を確かめて応える

過去に選考を終えた人や、以前やり取りしていた候補者から、改めて連絡が来ることもあります。その連絡がATSと連携している媒体からであればATSで気づけます。メールで届く場合は、採用担当者がメールを見て気づく形です。

連絡に気づいたあと、採用担当者はATSを開き、過去の選考経緯ややり取りの記録を確かめたうえで返信をつくります。これまでのやり取りを踏まえて応えることで、候補者に「自分のことをちゃんと覚えていてくれた」と感じてもらうための工夫です。

どれも、さまざまな媒体で出会った候補者の動きを取りこぼさず、誠実に応えるための現場の工夫です。

なぜ、動きに気づける場所を一つにすることにこだわるのか

候補者が自ら連絡をくれたとき、その人の転職意欲や企業への関心は高まっています。ただ、その熱量は長くは続きません。

返事が数日遅れると、候補者は「自分は優先されていないのかもしれない」と感じます。そして、並行して選考を進めている他社に気持ちが移ってしまうことにもなりかねません。

候補者と出会う経路を広げるほど、接点が増え、動きに気づきにくくなります。通知はほかの日常業務の連絡に埋もれがちです。悪気がなくても、いくつもの媒体の画面を人の目だけで毎日確認し続けるのは難しいものです。

特に、過去に一度選考を終えた人や、以前やり取りしていた人からの久しぶりの連絡は、選考中の候補者に比べて注意が向きにくくなります。

ただ、一度接点を持ったうえで改めて連絡をくれる候補者は、本来高い関心を持っており、内定や入社につながりやすい大切な存在です。過去のやり取りや経緯を把握しないまま返信してしまえば、候補者に不信感を与えることにもなりかねません。

採用担当者が本来時間を使いたいのは、各媒体にログインして連絡を探し回ることではありません。候補者一人ひとりとどう向き合い、どう惹きつけるかを考えることです。

どの経路で動きがあっても気づける状態を、フェアパスとフェアパスチームが支える

ここからは、導入企業での実際の支援の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。

どの媒体からの返信も、取りこぼさず拾う

候補者からメッセージや返信などの動きがあると、フェアパスはATSから届くメール通知などを検知し、その動きを捉えます。ATSと連携していない媒体からの連絡や、担当者個人宛に届く通知も検知の対象です。

採用担当者が媒体ごとに確認しにいかなくても済むよう、どの経路から来た返信も取りこぼさずに拾い上げます。

動きがあった候補者を「要対応」に並べる

動きがあった候補者は、フェアパスの画面上で「要対応」として一覧に並びます。採用担当者はこの「要対応」の一覧を見るだけで、いま対応すべき候補者が誰なのかを一目で把握できます。自分で各媒体を探しにいく必要はありません。

フェアパス導入前の候補者も、連絡が来た時点で取り込む

フェアパスを導入する前にやり取りしていて、まだフェアパスに情報が入っていない候補者もいます。その人から久しぶりに連絡が来た場合、フェアパスはその通知を検知したタイミングで、候補者の情報を取り込みます。

取り込んだあとは、提出書類などをフェアパスで確認でき、それ以降のメッセージのやり取りもフェアパスで一元的に見られます。導入前のやり取りは、これまでどおりATSで確認できます。過去に選考を終えた人からの再連絡であっても見落とさず、これまでのやり取りを活かして丁寧に応えられます。

フェアパスチームが、対応が止まっている候補者に気づいてフォローする

フェアパスチームは、候補者一人ひとりの対応状況を日々確認しています。対応が途中で止まっている候補者がいれば、採用担当者へ直接声をかけてフォローに入ります。仕組みだけでは拾いきれない細かな場面も、人の目で手厚く支えています。

候補者とどう向き合い、どう応えるかを判断して決めるのは、採用担当者の役割です。その判断に入るために、候補者の動きを一つの場所に集めて、すぐ気づける状態をつくることは、フェアパスとフェアパスチームが担います。

この役割分担があるからこそ、どの経路から届いた連絡であっても、候補者の熱が冷めないうちに、素早く誠実に応えられるのです。

まとめ

いくつもの媒体で多くの候補者と出会いながら、どの経路で動きがあってもすぐに気づけるようにする。候補者の関心が高いうちに素早く応え、大切な採用の機会を逃さない。その裏側を支えるのがフェアパスの採用支援です。

フェアパスを導入すると、自社の採用で候補者の動きをどのように一か所で把握できるのか。詳しい仕組みや事例は、サービスページで紹介しています。