RPOと社内の採用担当を併用すると、面接官の空き確認や同席者の追加といった「判断が必要な場面」で、RPOと社内の両方から現場に指示が飛び、どちらに従うべきか分からなくなることがある。これは委託する業務範囲の線引きが甘いからではなく、「誰が最終的に判断するか」という権限そのものが契約にも運用にも明記されていないために起きる。本記事では、この二重指示がどんな条件で起きるのか、原因は何か、契約と工程設計の両面でどう防げるかを整理する。

「指示系統が二重になる」とは、具体的にどんな状態か

RPOに委託した工程の中でも、判断が必要な場面になると、RPOと社内の両方から現場に指示が飛び、どちらに従うべきか分からなくなる状態を指す。日程調整のような定型業務はRPOに任せられても、判断を伴う場面だけが現場に押し戻されてくるため、ここで指示元が重なりやすい。

具体的には、RPOに日程調整を委託していても、次の4つの場面は現場の判断に戻ってきやすいとされている。

  • 面接官のカレンダーが埋まっている時に、誰かに代わってもらえるかの確認
  • 1日の面接を詰め込みすぎないようにする、社内の暗黙ルールの運用
  • 面接直前に同席者が追加になった時の対応
  • エージェントから複数の候補日が返ってきた時に、どれを優先するかの確認

[出典: WP24「現場に残ってしまうタスクは、どこまでAI化できるのか」bgrass株式会社]

これらの場面では、RPO側は「候補日が決まらないので確認してほしい」と現場に連絡し、社内の採用担当も別ルートで「面接官の都合を聞いてほしい」と現場に依頼する、という形で指示が重なる。特化型AIを使ったRPOであっても、工程の「中身」は速くできる一方、転記・日程調整・評価回収・リマインド・引き継ぎといった工程の「あいだ」は人に残りやすく、この「あいだ」の部分で指示が交錯しやすい。[出典: WP20「AIネイティブ採用組織への移行ガイド」bgrass株式会社]

なぜRPOと内製の併用で指示が重なるのか

原因は委託範囲の線引きではなく、「誰が最終判断を下すか」という判断権限自体が契約にも運用にも明記されていないことにある。委託範囲を細かく決めても、判断権限が曖昧なままなら二重指示は防げない。

プロジェクト運営の一般論として、指示系統が複数（二重）になると、誰の指示を優先すべきか現場が判断できなくなりやすく、この傾向はプロジェクトが大規模になるほど顕著になるとされる。[出典: 個人ブログ「ENJOYN STYLE」note.com/airspeed7（一般的な組織論としての見解）] RPOと内製の併用は、まさにこの「指示系統が複数になる」状態そのものであり、採用業務に限らず起きうる構造的な問題だと言える。

さらに採用業務特有の事情として、通過判断自体は1〜2分で終わる軽い判断であっても、それをRPOに伝達・確認してもらうまでを含めると、1件あたり数十分のやり取りになることが分かっている。この伝達コストこそが社内に残り続ける業務であり、月200件の応募を回す現場では、RPOを入れていても社内に2〜3名が必要になる理由も、処理量ではなくこの「外注できない判断と伝達」にあった。[出典: bgrass「中途採用で月応募200件を何人で回すのがAI時代の正解か？」note、2026年9月]

こうした伝達コストを抱えたまま、広告費を増やす・RPOを使う・採用担当者を増やすといった対処をとっても、どれも「お金で解決する」アプローチにとどまり、現場の実行工数そのものを減らす設計にはなっていない。たとえば広告費を増やせば応募は増えるが、捌く工数も増えて対応速度はむしろ下がりうる。RPOと内製の併用も同様で、人を足すだけでは判断と伝達の往復が減らず、二重指示の構造自体は解消されない。[出典: bgrass「中小企業 採用格差 逆転設計図」2026年6月発行]

委託範囲があいまいなまま進めて混乱した実例

業務範囲や引き継ぎ手順を決めずにRPOを導入すると、コスト増・認識齟齬・属人化の再発といった形で混乱が表面化することが、複数の事例・解説から読み取れる。

  • 株式会社NTTデータ・スマートソーシングでは、事業拡大に伴う中途採用の業務量増加と募集職種の多岐化により、面接調整・応募者対応・人材紹介会社対応が採用担当者の負担になっていた。一度RPO導入に失敗した後、再選定を経て、担当者変更時の引き継ぎ手順や契約終了時のデータ返却・業務移管の方法をあらかじめ定めたことで、稼働とリードタイムが改善したとされる。[出典: パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社「RPOとは？」]
  • RPO導入の失敗例として、業務を「丸投げ」しすぎて社内に採用ノウハウが何も残らなかった、高額プランを契約したもののROIが合わなかった、求人票だけ綺麗になり応募の質が下がった、面接官が変わらず内定辞退が続出した、契約期間中に方針転換できず機会損失した、という5つのパターンが報告されている。[出典: km3-creative.jp「採用代行（RPO）サービスとは？」HR業界経験者による解説]
  • ある企業では、採用目標が前年比2倍（50名から100名）に増加したことで、属人化した社内の採用体制では必要な母集団形成に対応しきれなくなり、担当交代のたびに引き継ぎ・再構築が必要になるという課題を抱えてRPOを導入した事例が報告されている。エージェント経由の母集団形成強化と再現性のある仕組み化を目的とした結果、導入2カ月で内定3名を獲得し、採用目標を100%達成したとされる。[出典: 株式会社アールナイン「採用代行（RPO）の導入事例10選」、1社の事例]

これらの事例に共通するのは、「何を委託したか」だけでなく「担当交代時に誰が何を引き継ぐか」「どこまでをRPOの判断に任せるか」が最初から決まっていたかどうかで、その後の混乱の有無が分かれている点である。

対処①契約時に「誰が最終判断するか」を一本化する

合否や最終決定をRPOに丸投げすることは、雇用主としての責任放棄とみなされるリスクがあるため、最終判断者は社内に残し、その役割と責任範囲を契約書に明記しておく必要がある。

RPOに採用代行を依頼する際、自社の魅力や採用意図を伝えないまま丸投げすると、どこの会社にも通用する無難な文面になり候補者に刺さらず、母集団が広がらないという指摘もある。[出典: 採用代行(RPO)の選び方・注意点に関する解説記事] 判断権限を手放しすぎることは、二重指示の防止という観点だけでなく、採用成果そのものにも影響する。

  • 業務範囲と責任の所在をあいまいなまま契約すると、思わぬトラブルに発展する恐れがあるとされる。[出典: saiyo-doda.jp「RPO（採用代行）とは？」doda中途採用]
  • 委託したい業務内容が明確になっていないと、自社にとって本当に必要なサービスを見分けることが困難になるという指摘もある。[出典: ダイレクトソーシングラボ「RPOとは？」]
  • どちらも、契約の時点で「どの場面で誰が最終判断するか」を文書化しておくことが前提になっている。

二重指示を防ぐ出発点は、業務範囲を細分化することではなく、判断が必要な場面ごとに「誰が最終決定するか」を一本化し、それを契約書や運用ルールに明記しておくことにある。

対処②「あいだ」の工程を減らし、判断点そのものを減らす

二重指示が起きるのは、工程と工程の「あいだ」に人の判断が挟まるからであり、この部分をAIで代替すれば、そもそも判断を仰ぐ回数自体を減らせる。

特化型AIは工程の中身を速くするが、転記・日程調整・評価回収・リマインド・引き継ぎといった工程の「あいだ」の業務は人に残りやすい。[出典: WP20「AIネイティブ採用組織への移行ガイド」bgrass株式会社] 面接官の空き確認や複数候補日の調整など、RPOに委託しても現場に戻ってくる4つの場面も、この「あいだ」に位置する。[出典: WP24「現場に残ってしまうタスクは、どこまでAI化できるのか」bgrass株式会社]

たとえば、候補日の提示を人が都度確認するのではなくAIが提示し、面接官からの返答が遅い場合の催促もAIが担う設計にすれば、「RPOから確認が来る」「社内からも確認される」という場面そのものが減る。指示系統を一本化する契約上の対処と、判断点を減らす工程設計の対処は、どちらか一方で完結するものではなく、組み合わせることで初めて二重指示が起きにくい状態になる。

対処③社内の窓口担当を固定し、人数を絞る

RPOに委託していても外注できない判断と伝達は社内に残るため、その役割を担う窓口担当を少人数に固定することで、現場が複数の指示元に振り回される状態を防げる。

月200件の応募を回すには、RPOを入れていても社内に2〜3名が一つの目安だった。その人数を決めていたのは処理量ではなく、外注できない判断と伝達だった。通過判断自体は1〜2分で終わっても、RPOへの伝達・確認まで含めると1件あたり数十分のやり取りになる。[出典: bgrass「中途採用で月応募200件を何人で回すのがAI時代の正解か？」note、2026年9月]

この窓口を曖昧な分担のまま複数人に広げてしまうと、RPOからの確認が誰に届くか、社内からの指示が誰から出るかが場当たり的になり、現場が板挟みになりやすい。窓口を1〜2名に固定し、RPOとのやり取りと社内の最終判断をその担当者に集約することで、現場からは「指示はこの窓口からしか来ない」という状態を作れる。採用オペレーションAIを使って判断点を減らす工程設計と組み合わせれば、月200〜300件規模の応募でも社内の専任リクルーター1〜2名で回せるという観察もある。[出典: bgrass「中途採用で月応募200件を何人で回すのがAI時代の正解か？」note、2026年9月（bgrassの見解・現場観察であり、定量調査ではない）]

併用パターン別に、どの対処から着手すべきか

委託範囲が狭く判断場面が少ない場合は契約の一本化から、判断場面が多く頻発する場合は工程設計と窓口固定の両方から着手するのが現実的である。

併用パターン 起きやすい混乱 着手すべき対処
委託範囲が狭い（日程調整のみ等） 判断場面自体は少ないが、契約上の責任者が曖昧だと小さな確認でも混乱する 対処①：契約での責任者明確化
判断場面が多い（面接官アサイン・同席者追加が頻発） RPOと社内の両方から確認が入り、現場が板挟みになりやすい 対処②：工程設計で判断点を減らす＋対処③：窓口固定
RPOを複数社併用している 窓口が増える分、指示系統の一本化がより難しくなる 対処①・③を優先し、併用社ごとの役割分担も整理する

単にRPOや人員を増やす対処は「お金で解決する」アプローチであり、現場の実行工数を減らす設計にはならない。[出典: bgrass「中小企業 採用格差 逆転設計図」2026年6月発行] どの併用パターンであっても、まず「どの場面で判断が重なっているか」を洗い出した上で、契約・工程設計・窓口の3つの対処を組み合わせる必要がある。複数のRPOを併用している場合は、RPO複数社併用は是か非か？使い分けの基準で使い分けの基準を整理しているので、あわせて確認してほしい。また、RPO導入後に増える困りごと全般については採用代行を任せた後に増える困りごとと対処法でも扱っている。

まとめ

RPOと内製を併用すると、面接官アサインや同席者追加の判断など「どちらが最終決定するか」が契約で決まっていない場面で、現場がRPOと社内の両方から指示を受けて混乱する。原因は業務範囲の線引き不足ではなく、判断権限と伝達窓口が一本化されていないことにある。契約での責任者明確化、判断点自体を減らす工程設計、社内窓口の固定を組み合わせることで、この二重指示は防げる。

よくある質問

RPOに任せているのに、なぜ現場の工数が減らないのか？ 通過判断自体は1〜2分で終わる軽い判断でも、RPOへの伝達・確認まで含めると1件あたり数十分かかり、この伝達コストが社内に残り続けるためである。広告費やRPOを増やすだけでは「お金で解決する」発想にとどまり、実行工数そのものを減らす設計にはならない。

複数のRPO会社を併用している場合、指示系統の混乱はさらに大きくなるか？ はい。併用する場合は窓口が増える分、判断権限の一本化がより重要になる。複数社併用時の使い分け基準はRPO複数社併用は是か非か？使い分けの基準で別途整理している。

RPOと内製を併用する中で、どの場面で判断が割れているかを洗い出し、窓口と最終判断者を一本化する設計を一緒に整理したい方は、RPOと内製を併用する体制で、判断権限と窓口をどう設計すればよいか相談するから相談いただける。

著者：フェアパス編集部

この記事は、AIを使って作成し、編集部が内容を確認しています。