中途採用では、早さがそのまま成否を分ける場面があります。候補者も採用担当と同じように、複数の会社を並行して見ているからです。ただ、確認しにいく先は求人媒体だけではありません。人材紹介会社からの連絡、採用サイトからの直接応募、媒体のメッセージ機能と、届く場所が分かれていて、そのどれもをスピード感をもって見にいく必要があります。管理しているものが増えるほど、オペレーションの工数は逼迫していきます。その構造がどう変わるのかを書きます。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
中途採用では、新卒採用や大量採用とは違い、特に丁寧さとスピード感が要求されます。候補者は他社と並行して進めている事が多く、連絡が一日遅れるだけで、返信が遅れた分だけ、他社の選考が先に進んでいってしまう、なんてことも多いかと思います。
一方で、その連絡が届く場所はひとつではないため、毎朝メールを確認して、媒体にログインして、と順番に見て回る。そうやって漏れを防いでいる方は多いと思います。
ただ、母集団を増やすために使う媒体やエージェントが増えるほど、その巡回そのものが重くなっていきます。実際に、今分かれて届く連絡をどう拾っていて、それがどのような仕組みで、巡回のルーティーンに変化が起きるのか。今回はその話を書きます。
連絡は、さまざまな方面から届く
候補者からの返信を見逃していて少しリードタイムが生まれてしまい、その間に他社の選考が進んでしまった、という経験はないでしょうか。 時には、候補者から「他社の選考が最終に進んでいるので他社と足並みを揃えたい」「結果を早めてもらえないか」といった相談が入ることもあります。 しかし、採用担当のもとに届く連絡の入口は1つではありません。
- 求人媒体（スカウト媒体やダイレクトリクルーティング）のメッセージ機能
- 人材紹介会社の担当者からのメール
- 自社採用サイトからの直接応募フォーム このように、経路ごとにメッセージが届く場所がばらばらに分かれています。 メールでの連絡であれば通常の通知で気づけますが、求人媒体内のメッセージは、その媒体の管理画面にログインして見に行かないと最新状況が分かりません。
使っている求人媒体の数、やり取りしている人材紹介会社の数が増えれば増えるほど、確認しなければならない画面が増えていきます。結果として、「漏れを防ぐために、毎朝とりあえず全媒体にログインしてスクリーニングする」という巡回作業が発生していることもあるかと思います。
今、連絡はどこに届いているか
ここで、現在の採用オペレーションにおける連絡受信のフローを整理してみます。
朝、出社してパソコンを開くと、まずはメールが来ていないかを確認します。人材紹介会社の担当者から候補者の推薦メールが届いていたり、採用サイトからの直接応募の通知が入っていたりするからです。メールを確認したら、そのままメールソフトやATS上のメール機能で返信していきます。 メールの対応が一巡したら、次は求人媒体です。候補者から返信が届いているかもしれないので、利用している求人媒体の管理画面をブラウザの別タブで開いてログインし、メッセージ機能を確認します。
メールが来ていないかを見て、媒体に届いていないかを見て、それぞれの場所でメッセージを確認して対応します。そして、それぞれのツールで返信などの対応が終わったら、最後にATSに戻って「面接調整中」「選考中」といったステータスを一人ずつ更新します。
届く場所が分かれている分だけ、画面を開く、ログインする、確認する戻ってステータスを変えるという動作の数が自然と増えて行きます。 ただこれが、1つにまとまっていたら楽だと思いませんか？
フェアパスに連絡が来るので、見に行かなくてよくなる
フェアパスは、今使っている求人媒体や人材紹介会社とのやり取りを、まとめて裏側で繋いでおくことができます。 そのうえで、採用に動きがあったら、自動で検知して知らせるという形で動きます。
連絡が届くまでの仕組み
- フェアパスは媒体や人材紹介会社から来たメールを確認
- それをフェアパス側でキャッチして内容を元にどの候補者か確認
- フェアパスの中でメールやメッセージが来ていた候補者をお知らせ
- 確認するとフェアパス上のページから媒体のメッセージの内容を確認できる 媒体からのメッセージも、人材紹介会社からのメールも、すべてフェアパスが自動で受け取ります。 内容をもとに、どの候補者の話かを確認し、フェアパスの中で動きがあった候補者をお知らせし、開くと、フェアパス上のページからその連絡の内容を確認できます。
今のやり方とフェアパスの比較
今のATSを使っている場合（連動の仕組み）
フェアパスで対応を行うと、既存のATSのステータス変更と連動して動きます。そのため、今のATSはそのままでも、連絡を自動で検知・集約する仕組みを上乗せできます。
中では、担当が分かれて動いている
フェアパスの中の動きは、チームで分業して連携しているイメージです。
まず、メールを受け取る担当が、求人媒体やエージェントからの新着連絡に気づきます。その内容を読み込み、候補者の情報と照らし合わせてどの候補者の話かを結びつけます。 候補者の記録に情報を紐づけたら、次は採用担当がやるべきタスクとして整理し、提示します。返信が必要な連絡であれば、その場面に合わせた返信の文面まで、あらかじめ用意しておきます。 あとは、採用担当者がその内容を確認して送信ボタンを押すだけです。 媒体やメールからメッセージが送信されると、連動してATS上の選考ステータスも自動で切り替わります。
このように裏側で分業が進むため、人は最終確認して送るだけでオペレーションが回っていきます。
媒体が増えても、見る画面は増えない
媒体にログインして見に行くことをしなくてよくなります。 そのため、採用を強化して利用する媒体が増えても、管理が大変になることはありません。 むしろ今のATSのまま、フェアパスを入れる。フェアパスが起点になって動くだけで、運用は見に行かなければならない画面が一気に減り、日常のオペレーションが格段に楽になります。
結果としてレスポンスの遅れや見落としがなくなり、スピーディーな対応によって本来採れるはずだった優秀な人材を逃さず獲得できるよう変化していくのです。 対応のスピードを早めるための仕組みを作ることによって、採用担当の努力ではなく、仕組みから採用力を高めることにつながっていきます。
フェアパスが求人媒体や人材紹介会社とのやり取りをどう繋いでいるのか、実際の画面と導入の進め方はサービスページにまとめています。 今のATSを使ったまま、1つの求人から試すこともできます。自社での導入イメージが湧ききらない方は、まずは資料をご確認ください。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
