月200件の応募を、何人の採用担当で回すのが適正なのか。RPOを入れていても社内2〜3名というのが一つの目安でしたが、この人数を決めていたのは処理量ではなく、外注できない判断と、それを毎回伝えるやり取りの量です。フェアパスでその伝達がなくなると、リクルーター1〜2名とAI採用チームという体制になります。その構造について書きます。
こんにちは。bgrassでBizDevを担当しているまいかです。
「ATSに応募は入ってくる。日程調整ツールも入れたし、スカウトや調整の実務はRPOに依頼している。面接の書き起こしも生成AIに入れて所感を作っている」 「打ち手は一通り入れていて、オペレーションは回っている。それでも、思ったほど自分の手から離れていない感覚がある」 月200件規模の中途応募を抱える採用組織の責任者から、こうした声をよく伺います。 現在の採用オペレーションは、次のような体制で組まれていることが多いのではないでしょうか。
- 応募受付：ATSに連携媒体から自動で入ってくる （一部の媒体は手動で登録）
- 書類選考：まず人事が一次スクリーニングを行い、通過したものを現場の面接官へ渡す
- 日程調整：RPOへ依頼し、専用の調整ツールを併用してやり取りする
- 面接評価：面接の書き起こしデータを生成AIに入れて所感を作成し、ATSに貼り付ける
- 選考体制：一次・二次面接は現場メンバー、最終面接は経営陣が担う
ツールとRPOを活用して、オペレーション自体は回っています。 ただ、ここには2つの構造的な課題があります。RPOが抜けると業務が止まる構造になっていること。そして、どれだけ外注しても、自分の手から仕事が離れていかない感覚が残ることです。
手が離れないのは、判断が残っているから
日程調整も、候補者や紹介会社への連絡も、RPOという人の手があるから回っています。 逆に言えば、RPOが抜けると選考が止まります。契約内容を見直したくても代わりに引き受ける社内体制はなく、RPO側で担当者が変わるたびに、自社の運用ルールやトーンを伝え直すことになります。
そして、実作業を外に出したはずなのに手が離れない最大の理由は、外に出せたのが作業だけだからです。 判断は、すべて社内に残ったままになっています。
- この候補者を書類選考で通すべきか
- どの面接官をアサインするのが効果的か
- 今回の面接での懸念点を踏まえて、次に進めるべきか
- 誰を最優先でアトラクトすべきか
これらは企業固有の意思決定であり、社外のパートナーには渡しきれません。 さらに、判断を1つ下すたびに、それを伝えるやり取りが発生します。 選考通過と判断したら、その理由をRPOに伝える。一次面接官の条件を共有する。候補日の出し方やカレンダーの動かし方を指示する。上がってきたメール文面や日程にズレがないか確認する。 通過にするかという判断自体は1〜2分で終わっても、それを伝えて確認するまでを含めると、1件あたり数十分のやり取りになります。 手が離れないという感覚の正体は、作業そのものではなく、判断に付随して発生する伝達と確認でした。
応募が増えると、判断の件数も比例して増える
「応募が増えて業務が圧迫されてきたから、RPOの体制を強化して処理能力を増やそう」 採用が拡大する局面でよく取られる手ですが、これでも解決にはなりません。ここで増やせるのは、メールの送受信や日程の転記といった作業の処理量だからです。 社内の人が下さなければならない判断と、それに伴う伝達の件数は、応募数に比例してそのまま増えていきます。
- 作業の処理量：外注を増やせばスケールする
- 判断と伝達の件数：社内の担当人数は変わらないまま、100回、200回と増えていく 外に出す業務の範囲を広げるほど、RPOに伝えるべき指示やルールも増えていきます。渡す先を増やしても、人事の手が離れていくことはありません。
フェアパスなら、1〜2名とAI採用チームで回る
では、フェアパスを導入した場合、体制はどう変わるのか。
月応募200件、あるいは300件の規模であっても、社内の専任リクルーターは1〜2名という体制で回るようになります。 日程調整も、候補者連絡も、面接記録の作成も、紹介会社への返信も、裏側のAI採用チームが担当するからです。
人が担うのは、AIが作成して上げてきたものを確認し、チャットで判断を返すことだけ。「通過」と判断した瞬間に、RPOへの指示出しやカレンダー調整、メール下書きの確認といった作業に入る状態がなくなります。 伝えるためのやり取りが存在しなくなるため、応募件数が2倍、3倍に増えて判断の回数が増えても、人が使うオペレーションの時間は比例して増えません。
一つに見えて、実はチームで動いている
フェアパスの画面を開くと、そこにあるのは1つのチャット画面です。候補者ごとのやり取りをする場所があるだけなので、一見すると1つの汎用AIと会話しているように見えます。 ただ、その裏側では、役割ごとに分かれた複数のAIエージェントがチームとして動いています。
- AI日程調整アシスタント
- AI面接議事録アシスタント
- AI書類対応アシスタント
- AI候補者対応アシスタント
- AI人材紹介会社アシスタント
- AIスカウトリクルーター
- AI求人アシスタント
- 採用改善AIアナリスト
それぞれのAIが自律駆動しているイメージ動画
そして、この専門のAIたちを束ねているのがAIオペレーションマネージャーです。誰に何の仕事を渡すかを、裏で差配しています。 新しい応募を検知したら、マネージャーが書類対応の担当を動かす。人事がチャットで「一次通過で」と一言返せば、次は日程調整の担当にタスクを渡す。面接が終われば議事録の担当が記録し、結果連絡の下書きまで用意する。 チームだからこそ、AIは自律して動けます。単一のAIであれば、人が毎回「次に何をすべきか」を指示する必要があります。役割が分かれていて、それを統括するマネージャーがいるから、**一言返すだけで次の処理が進んでいきます。 ** そして、このマネジメントの仕方は会社ごとに異なります。導入時には、FDEが採用プロセスに入り込み、これまでRPOに指示していた運用ルールを紐解いて、AIチームへ実装します。
- この求人の一次面接には、どの面接官をアサインするか
- どのカレンダーの予定であれば、動かして枠を作っていいか
- 候補者や紹介会社へ、どういうトーンで連絡するか これまで毎回RPOに伝えていた運用ルールを、AIオペレーションマネージャーが持つ。だから、伝える工程そのものがなくなります。
判断と伝達を切り離す
作業を外に出しても手が離れなかったのは、判断とそれに付随する伝達が、社内に残ったままだったからです。
フェアパスは、判断の前と後に発生する実行と伝達の工程をAI採用チームが引き受け、そのマネジメントのルールを個社の運用に合わせてFDEが実装します。 これによって、人が持つ業務は候補者との対話、見極め、アトラクト、最終判断に絞られます。 専任リクルーター1〜2名と、AI採用チーム。この構成であれば、月200件でも300件でも、選考体験の質を保ったまま採用を回せます。
各担当がどう動くかと、料金の考え方は、フェアパスのページにまとめています。デモのご予約と資料のダウンロードも、こちらから受け付けています。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
