選考の入口でどんな基準で候補者を見極めるかは、事業が求める人材を確保できるかを左右する判断です。採用の責任者としては、この基準を担当者の経験に委ねず、組織として共有し、誰が担当しても同じ基準で入口を回せる状態をつくりたいですよね。
基準が事業の求める人材像とそろっていれば、成長に必要な人材を入口から確実に見極められます。基準が組織に残れば、担当者が入れ替わっても選考の品質は落ちません。応募が増えても人や外注を同じ割合で増やさずに済み、コストを抑えながら採用の規模を広げられます。
ただ、入口の判断基準ほど、担当者の経験の中にあることが多いですよね。短期離職の有無や希望年収の幅など、必ず確認しているポイントがあっても、どう判断するかは担当者次第になりがちです。そのため、判断が人材像と合っているかを確かめにくく、ずれに気づくのは面接や入社後になってからです。担当者が替われば、新しい人が基準をつかむまで、選考のスピードも品質も落ちてしまいます。
この記事では、事業が求める人材像にもとづいた判断基準を組織で共有し、誰が担当しても同じ基準で選考の入口を回せるようにするために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
採用の成果を考えるとき、私たちはどうしても、面接での見極めや内定後の惹きつけといった、目に見えやすいプロセスに目を向けがちです。けれども、そもそも面接で誰と出会い、対話できるのかは、その手前の書類選考で決まっています。
書類選考での一件ずつの判断は、日々の業務の中では小さく目立たない作業に見えるかもしれません。それでも、その積み重ねが面接で会う候補者の顔ぶれを決め、事業の成長に必要な人材を確保できるかどうかにつながっています。
だからこそ、選考の最初の段階である書類選考で、どのような基準を持って候補者を見るのかという見極めの軸は、採用担当者一人ひとりの経験に加えて、組織の仕組みとしても持っておきたいものです。
今回は、書類選考を例に、選考の入口の判断基準を担当者個人の経験から組織の仕組みにしていくための、現場とフェアパスの取り組みを書きます。
事業に合う人を見極めるために、現場が書類選考で重ねていた工夫
ある導入企業では、日々多くの応募が届く求人を抱えながら、事業に合う人を入口で確実に見極めるために、書類選考で次のような工夫を重ねていました。
入社後のミスマッチを防ぐため、必ず確認するポイントを決めておく
この企業では、募集要件と候補者の職務経歴書を照らし合わせたうえで、直近で短期離職の傾向がないか、希望年収が自社で提示できる想定の幅とかけ離れていないかという2つのポイントを、どの応募でも必ず確認するルールにしていました。
短期離職の傾向は入社後の定着に、希望年収の大きなかい離は内定段階での条件の不一致につながります。選考が進んでから条件が合わないと分かれば、面接官の時間も候補者の時間も使ってしまいます。だからこそ、入口の書類選考で早めに確かめておくことに大きな意味がありました。
確認の負担を減らすため、汎用AIで要約をつくる
応募が多い中で採用担当者の確認の負担を少しでも減らそうと、この企業では汎用AIを自分たちで設定し、届いた書類の要約を定期的に出す運用を組んでいました。現場が自ら新しい技術を取り入れ、業務の効率化に前向きに取り組んでいた例です。
ただ、この運用は定期的に実行する形だったため、新しい応募が届いたタイミングで要約が手元にそろうわけではありませんでした。また、AIの設定や運用も採用担当者自身が担っていたため、要約をつくり、内容を確かめる手間は担当者が担っていました。
最後の判断は、採用担当者の経験で下していた
AIによる要約が用意されていても、それをどう読み解き、通過か見送りかをどこで判断するかは、採用担当者が培ってきた経験をもとに見極めていました。
そのため、新しく入社したばかりの担当者は、判断の軸が手元にないため、基準をつかむまでのキャッチアップにどうしても時間がかかります。判断に時間がかかる場面もあり、書類選考全体の対応にも時間を要していました。
どれも、事業に合う人を選考の入口で確実に見極めようと、現場が重ねてきた工夫です。確認すべきポイントは組織として決まっていたものの、それをどう読み解いて判断するかという判断の軸は、担当者一人ひとりの経験の中で培われていました。
事業が求める人材を確保し続けるために、入口の判断基準を組織で持つ
選考の入口での判断は、事業の成長に必要な人材を計画どおりに確保できるかどうかを大きく左右します。
入口での判断基準が事業の求める人材像とずれていても、そのずれに書類選考の段階で気づくのは難しいものです。面接に進んでから「自社の文化と少し違う」と感じたり、入社後の早期離職や現場での期待とのギャップとして表れたりしたときには、面接官の時間も、候補者の時間も、採用にかけたコストも、すでに使ってしまっています。
また、判断基準が担当者の経験の中で受け継がれている状態では、異動や退職、新しいメンバーの加入があるたびに、新しい担当者が基準を理解して独り立ちするまで、選考のスピードも品質も保ちにくくなります。特定の担当者がいることを前提にした体制になりやすく、先を見据えた採用体制を計画的に組みにくくなります。
さらに、判断基準が言葉になっていなければ、採用責任者が、入口での判断が事業の求める人材像と合っているかを確かめることも、事業のフェーズの変化に合わせて基準を見直すことも難しくなります。判断の基準が言葉になって組織に残ってはじめて、事業計画や人材像と照らし合わせて確かめ、必要に応じて磨いていけるようになります。
判断を人の経験で支えている場合、応募が増えれば担当者を増やすか、外部に任せるかを選ぶことになり、採用コストも応募数に比例して膨らんでいきます。
だからこそ、選考の入口の判断基準を、担当者の経験とあわせて組織の共通言語としても共有し、誰が担当しても同じ精度で選考の入口を回せる状態をつくる。それが、採用の規模を広げながら、事業が求める人材を確実に確保し続けるための前提になると考えています。
入口の判断基準を、担当者の経験から組織の仕組みにする
ここからは、導入企業での実際の支援の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。
まず、現場が実際に見ているポイントを言葉にする
私たちが最初に取り組んだのは、仕組みを入れることではなく、現場が経験をもとに行っている判断の基準を言葉にすることでした。
フェアパスチームは、日々の書類選考の流れを見ながら、「経歴のこの部分を見て判断していませんか」「この記載がある場合は見送りにしていませんか」と、採用担当者に一つずつ確認していきました。短期離職の有無や希望年収の乖離のように、担当者が経験の中で当たり前に確認していた暗黙知を、組織の判断基準として取り出していったのです。担当者が経験の中で培ってきた感覚を、まず組織の言葉にする。それが、仕組みにするための欠かせない準備です。
言葉にした基準を、誰が見てもそろう形にする
言葉にした確認ポイントは、その企業ならではの選考のルールとして、フェアパスに組み込みました。
これにより、新しい応募が届くと、募集要件と職務経歴書の内容を踏まえ、その企業のルールに沿った要約がすぐにそろうようになりました。確認すべきポイントは企業ごとに異なるため、一律の形を当てはめるのではなく、各社の選考基準に合わせて設計しています。これまで現場が自分たちで運用していた汎用AIでの要約の流れを引き継ぎ、タイミングを待たずに判断の材料がそろう環境を整えました。
誰が担当しても、同じ基準で判断を始められるようにする
採用担当者は、何ページもある書類を毎回ゼロから読み込むのではなく、組織として決めた確認ポイントに沿った要約を見て、すぐに判断を始められるようになりました。
担当者の交代や新しいメンバーの加入があっても、どこをどう見ればよいかが最初から示されているため、選考基準をつかむまでのキャッチアップの時間を短くできます。
応募の多い求人では、すべての書類を同じ深さで読み込むことはできません。そこで、短期離職や年収のかい離など、必ず確認するポイントに当てはまる応募は要約をもとに見送りを判断し、そこで生まれた時間を、じっくり読み込んで見極めるべき候補者に向けられる運用に変えました。
見るべきポイントがはっきりしているからこそ、限られた判断の時間を、本当に丁寧に見極めたい候補者に使えるようになったのです。その結果、この企業では、書類選考から一次面接の設定までのリードタイムが、導入前の13日から5日に縮まりました。
仕組みに任せきりにせず、採用全体を見て人が確かめ続ける
フェアパスチームは、ルールを組み込んで終わりにするのではなく、出てきた要約が実際の判断に使えているかを人の目で確かめ、必要に応じて確認ポイントの修正や追加を企業と一緒に重ねています。
書類選考は、採用全体から見れば入口の一場面にすぎません。けれども、ここで判断基準がそろうことで、面接で会う候補者の顔ぶれも、面接官の時間の使い方も、入社後の定着も変わっていきます。
私たちは、書類選考という一つの作業を早くすることだけを目的にしているわけではありません。それが採用全体にどう影響するのかを考えながら、仕組みで支える部分と、チームが確かめて伴走する部分を分けています。
どの基準を使い、誰を次の選考へ進めるかを決めるのは、企業と採用担当者です。その判断の根拠となる基準を組織の言葉として整理し、誰が担当しても同じ精度で判断できる土台をつくり、運用を確かめ続ける。その役割を、フェアパスとフェアパスチームが担っています。
まとめ
選考の入口での判断は、事業に必要な人材を計画どおりに確保できるかどうかを大きく左右します。だからこそ、現場が培ってきた判断基準を生かしながら、組織の仕組みとして残す。現場が経験をもとに見ていたポイントを言葉にし、誰が担当しても同じ形で判断の材料がすぐにそろうようにし、それが実際の判断に生かせているかを人の目で確かめ続ける。それによって、担当者の交代や組織の拡大があっても選考のスピードと品質を保ち、事業が求める人材像に沿って選考の入口を回し続けられます。その土台を、採用全体の流れの中で支え続けるのが、フェアパスの採用支援です。
「書類選考の判断の軸が担当者ごとに違い、事業の求める人材像と合っているか分からない」「新しく入った担当者が、判断の基準をつかむまでに時間がかかっている」。そうした悩みがあれば、まずはいまの書類選考で見ているポイントをお聞かせください。
自社の基準をどう言葉にし、どう運用に乗せるかを、フェアパスチームが一緒に整理します。ご相談は無料です。
