こんにちは、bgrassでBizdevを担当しているまいかです！ bgrassではPMFに向けたインバウンド施策など全般のBizDevでなんでもやってますが、その実フリーランスとしても活動しており、企業のRPOや、採用戦略立案などを担当しております。
今回は、支援先の企業の一つでフェアパスを導入し、1ヶ月が経ったので、実際にフェアパスを導入してどうなのかをリアルにお伝えさせていただければと思います。
1.前提、どんな状況で導入したのか
現在の採用体制は、採用戦略・中途採用を担当する私と、新卒採用を担当するもう1名の2名体制で行っております。
前任担当者からバトンを受け取った時点で採用数がかなりビハインドしている状況だったため、オペレーションに時間を使っている場合じゃない、上流と運用の見直しに時間を割かないと採用数は取れないと判断し、フェアパスの導入を即決しました。
フェアパス導入前後のオペレーション体制
2.実際に使用してみて感じた変化
実際に導入してみたことによって感じた変化は主に5つです。
①メールのゼロイチを考える工数が減った
前任者が何人もいたような環境だったため、各媒体におびただしい数のテンプレートが残っていました。 整理するだけでも億劫な状況だったため、導入前は毎回一から文面を考えて作成していました。 テンプレートを作れば済む話ではありますが、候補者ごとに温度感や状況が違う以上、結局は毎回少し考えて手直しする作業が発生しており、これが地味に工数を圧迫していたように感じます。
フェアパスを導入してからは、「書類通過」とチャットに入力するだけで文面を自動生成してくれ、さらに「この候補者はすごく良かったから、お会いできるのを楽しみにしているという一言を入れたい」と伝えると、その場の温度感や候補者の状況を汲み取った文章を作ってくれます。
定型文では拾えない細かい機微まで反映してくれるため、フェアパス上だけで完結させながらもAIを使用し気持ちの入ったコミュニケーションが取れるようになりました。
いい候補者にしたい連絡を雑に指示
すごく良かった候補者に送ることにしているお礼メールも自動生成してくれる
めちゃくちゃ雑にリスケを指示した時
雑に指示してもきれいなアウトプットが出てくる
全媒体のテンプレートを整理・管理するという膨大な工数がなくなっただけでなく、候補者一人ひとりに合わせた文章をゼロから考える負荷そのものがなくなったことが、地味ではあるものの大きな変化でした。
②リマインドを考える脳のキャパがなくなる
フェアパス導入前に支援していた会社では、ATSの選考一覧を毎日上から順番に開いて、対応漏れやリマインド漏れがないかを目視で確認していました。
私自身、自分の記憶力を全く信用していないため、メモにネクストアクションを書いておき、3日後にメモを見てTimerexで日程選択されているか確認、その上でリマインドのメッセージを作成して送信する、という作業を毎日繰り返していました。
一つひとつは単純な確認作業ですが、「あの候補者のリマインドはいつだったか」「日程調整は完了しているか」という小さな確認事項が頭の片隅に常に引っかかり続けることで、じわじわと脳のキャパを奪われていきます。
採用担当者が本来集中すべき候補者との対話や戦略立案に使うべき思考リソースが、こうした管理作業に消費されているなあと日々感じていました。
また、もしできていなかった場合にはヒューマンエラーとして誰も検知できないまま日が過ぎていってしまいます。
フェアパスを導入すると、このフローが丸ごとなくなります。
日程調整をお願いするとフェアパスが自動で日程調整メールを作成し、日程調整リンクを発行、日程が確定すれば面接日程の入力とステータス更新まで完了してくれます。
また、日程調整が完了していない場合は「◯/◯でリマインド設定して」と伝えると勝手にリマインドを設定してくれて知らせてくれます。
チャットで指示するだけで自律駆動、リマインドも考える必要なし
「何日後にリマインドしなければ」という考え自体が不要になり、頭の片隅に常に引っかかっていた小さな負荷が根本からなくなることで、思考のリソースが本来使うべき場所に向けられるようになります。
③ 現場への評価リマインドがなくなった
人事担当者が最も頭を悩ませるポイントの一つが、現場との連携ではないでしょうか。
会社によって採用への現場の温度感は天と地ほど違います。そんな中で、少しへりくだりながら評価のリマインドをした経験はありませんか？
私はあります。しかも正直かなり嫌いです。。
バックオフィスは売上を生まない組織なので強くも言いづらい、でも評価が返ってこないと選考が止まる、そのジレンマを抱えながら丁寧に催促メッセージを考えていた時間は何だったんだろうと、今では思います。
フェアパスを導入すると、面接日程をチャットで入力するだけで、フェアパスが自動でステータスを「評価回収」に変更し、アサインされた面接官にメールを自動送信してくれます。
評価が滞っていれば何度でも自動でリマインドしてくれます。人事が現場にへりくだりながらリマインドメッセージを考える時間が、構造的になくなります。
実際のフローとしては
- 面接前に履歴書・職務経歴書・自動生成された一次面接の評価をフェアパスに入れる
- 面接時に現場の方にtldvを入れて録画しておいてもらう
- フェアパスに通過か見送りかだけ入力してもらう
評価記入までのフェアパスのフローと、実際の現場のフロー
これが地味に、めちゃくちゃ大きい変化でした。 正直人事としてやることはフェアパスに一次面接の内容をいれるだけ、ほぼノータッチで完結できるため、現場連携もかなり楽になりました。
⑤管理画面見なくなった
先ほども少し触れましたが、候補者一覧を上から順に開いて確認する、という作業がなくなりました。正確にはそもそも管理画面を開くこと自体がなくなった、という方が近いかもしれません。
エージェントから来たメール・候補者からの連絡をフェアパスが拾って要対応に上げてくれるため、各媒体やメールを個別に確認する必要がなく、フェアパスの要対応リストを見るだけで、全体の状況が把握できます。
以前は「メモにネクストアクションを書く→3日後にメモを見る→TimerexでURL選択されているか確認→リマインドメッセージを作成して送信」というフローを毎日回していました。
フェアパス導入してすぐのタイミングではこの運用を引き継いでいましたが、フェアパスに任せたほうが正確なため、今ではそのフローが完全になくなり、実際の運用はこれだけで完結しています。
フェアパス導入以前と以降の対応フローの変化
今では、要対応を見るだけで採用オペレーションが完結するからこそ、採用戦略を考える時間やこのnoteを書く時間に充てられるようになっています。
最初はここまで変わるとは正直思っていませんでした笑
3.採用において私が大切にしていることと、フェアパスが叶えてくれる採用の未来
私が採用において何よりも大切にしているのは、欲しい人材を取りこぼさないための「圧倒的なスピード感」と「一歩も引かない攻めの姿勢」です。
候補者の立場に立って、されて嬉しいことを全部やる。会社の魅力で口説ききる。返信は1日もあけない、会社の魅力を徹底的に言語化して求人票・採用ピッチ・面接の中に散りばめる、
相手に好きになってもらう努力を惜しんでいる暇はないはずです。 そして、会社のことを好きになってもらえれば、採用は必ず成功します。
人に好きになってもらう努力の中で、オペレーションに工数を採られているのは非常にもったいないのではないのではないでしょうか。
人間がシステムを操作し，労働集約の上で成り立った採油活動を続けるのではなく、AIネイティブな採用、「AI駆動採用」にシフトしていきませんか？
▼採用AIエージェントを入れると採用組織のROIがどう変化するか確認する