採用オペレーションにAI日程調整が入ってくると、メールテンプレートという仕組み自体がいらなくなるのではないか。面接評価、候補者情報、選考状況、会社のコミュニケーションルールをAIが理解できるなら、事前に「一次面接通過メール」「二次面接案内メール」といった文章を登録しておく必要は、少しずつなくなっていくはずです。
こんにちは！ bgrass事業責任者のゆあさです。
最近の商談で、「日程調整メールは今もテンプレでやっていて、それを自動化したい」という相談をよく受けます。ただ、話を聞いていくうちに、これは単にテンプレを自動化する話ではなく、「そもそもテンプレートという仕組み自体が必要なのか」という問いにつながっていると感じることが増えました。
テンプレート管理と、候補者に伝わることは別
ある企業の人事担当者から、ATS上でテンプレート管理の仕組みがすでに整っているという話を聞いたことがあります。「文面はもう全部社内で管理できているので、わざわざ1つずつ作っていない」とのことでした。テンプレの運用自体には困っていない、というのが率直な感想でした。
正直、この反応にはハッとしました。テンプレが整っていることと、評価が候補者に伝わることは、別の話だからです。これまでは、人が毎回ゼロからメールを書くのは非効率だったため、テンプレート管理は合理的でした。しかしAIが候補者ごとの文脈を理解できるようになると、「文章を事前登録して、人が選ぶ」という運用そのものが変わります。
AI時代に、メールテンプレートを事前に作る必要はあるのか
これまでの採用メールは、テンプレートを作る、選ぶ、一部を書き換える、という手順で成り立っていました。AI時代はこの手順自体が変わります。候補者情報・評価・選考状況・会社のコミュニケーションルールという文脈を渡せば、AIがその場で文章を生成します。
つまり、文章を保存しておく時代から、文章を生み出すための文脈を保存しておく時代に変わります。テンプレートという「完成した文章のストック」ではなく、評価や状況という「文脈のストック」が資産になります。
AIが文章を書けること自体は、すでに珍しいことではありません。重要なのは、その文章を生成するために必要な評価や選考状況、企業ごとの判断ルールが正しくつながっていることです。生成AIの性能より、どんな文脈をAIに渡せるかが、採用コミュニケーションの質を決めると考えています。
フェアパス導入後の採用オペレーション全体の変化については、別の記事で詳しくまとめています。
AI日程調整は、評価と候補者コミュニケーションをつなぐ
選考中、候補者が企業から繰り返し受け取る連絡の一つが、面接の日程調整です。一次面接の案内、リスケの連絡、二次面接の日程確定。だからこそ、AI日程調整は単なる工数削減ではなく、候補者コミュニケーションの設計そのものを変える可能性があります。
先日、あるIT企業の人事責任者様との商談で、この可能性に近い場面を見ました。月間応募数約200名、有効応募率は約25%、採用担当は正社員1名とパートタイム1名という体制の企業様です。
デモの中で、「一次面接では〇〇の経験、特に△△の対応を高く評価しているので、その点も伝えながら次回面接の日程を案内したい」と伝えると、AIが「〇〇のご経験について、特に△△の部分を高く評価しています。ぜひ次回は事業責任者ともお話しいただきたく、下記の日程でご都合はいかがでしょうか」という文面を組み立てました。テンプレを選ぶのではなく、評価の内容そのものが文章になっています。
この動作を見て、人事責任者様が「テンプレは使わなくていいのか？」とおっしゃっていたのが印象的でした。長年の当たり前になっているメールテンプレートの活用。これがあるから既に効率化できている、というのはAIエージェント時代には古い価値観に変わっていくのは間違いありません。
人はメールを書かず、意思決定に集中する
AI時代、人事が毎回ゼロからメールを書く必要はなくなっていくと思っています。残るのは、「この候補者にどのくらいの温度感を伝えたいか」「どこまでアトラクトしたいか」を決める仕事です。
実際、フェアパスでも、メールを送るところまでAIに任せることは可能ですが、送信の最終判断は人事側が持つ、という運用にしています。人が文章を作り、テンプレートを管理するのではなく、人が意思を決め、AIがその意思を候補者ごとの言葉に変える。この役割分担が、AI時代の採用オペレーションの形だと考えています。
採用メールのテンプレートはいらなくなる
これからの採用メールで管理すべきなのは、完成した文章ではありません。候補者への評価、選考状況、企業として伝えたい意思です。それらの文脈がAIにつながれば、メールはその場で生まれます。そう考えると、採用における「メールテンプレート」という仕組みは、少しずつ役割を終えていくのだと思います。
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** 執筆者｜ゆあさ** bgrass株式会社｜事業責任者 HR領域を中心に採用責任者、RPO、新規事業責任者、BizDev、COO等を経験。複数企業の採用現場で採用戦略・採用オペレーション・AI導入支援に従事。現在はRecruiting Agent OS「フェアパス」の事業責任者を担当。