朝、ATSを開いてから最初の候補者対応に移るまでに、いくつかの工程が挟まっています。一覧を見て、メモを確認して、状況を把握して、今日やるべきか判断する。フェアパスを導入している企業では、この工程がなくなり、一覧を確認しなくても採用オペレーションが進む形に変わってきました。今回は、なぜ今は確認してから実行に移しているのか、そしてフェアパスが入ると何が変わるのかについて書きます。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
朝、その日の仕事を始めるとき。ATSを開いて、**すぐに候補者対応へ移れているでしょうか。 ** おそらく、こんな動きをしているのではないかと思います。 一覧を開いて、上から見ていく。メモに今日の日付が入っているものを見つける。今どうなっているかを確認しに行く。次のアクションを考えて、候補者や紹介会社への返信を作成する。そして送信する。
この工程を、ほとんど無意識に行っていると思います。ただ実際には、ATSを開いてから採用オペレーションを実行するまでに、確認と状況理解という見えない工数が挟まっています。
今回は、月300〜400件の応募を2名ほどの採用担当で回している組織を対象に、日々の採用オペレーションがどう変わるのかをお伝えします。
ATSを開いてから、手が動き出すまでに5つのステップがある
実際に、採用オペレーションを実行するまでのステップを順番に分解してみましょう。
ATSを開くと、候補者の情報が応募日時順などに並んでいます。漏れを防ぐため、内定、最終面接、二次面接、一次面接と選考フェーズが進んでいる方から順に見ていく方が多いのではないでしょうか。 フェーズごとに並んでいる中から、一覧のメモを見ます。詳細を開かず一覧画面で見える範囲を確認し、メモの中に今日の日付が入っているものを探します。 メモに「今日の日付：リマインド」と書いてあるのを確認したら、詳細を開いて返信が来ているか確かめます。返信のラリーから状況を理解し、「まだ返信が来ていないから、日程調整リマインドの2回目を送ろう」と次の行動を考え、メールを作成して送信します。
この流れを、今日の日付が入っている件数分繰り返しています。 実際のオペレーションの流れを分解すると、以下の5つのステップが入っています。
- ATSを開く
- メモを元に対応する必要があるか状況を確認する
- 候補者・人材紹介会社・現場からの返信ラリーを見て状況を理解する
- メール作成やリマインド等、次の行動を考える
- 実際に行動する 対応が不要だった場合でも、最後の「5. 実際に行動する」がないだけで、最初の4つのステップは必ず踏んでいます。メモに今日の日付が入っていたら、漏れがないように全件確認する手間が発生しているのです。
無意識にやっているので大変だと感じていないかもしれませんが、分解してみると確認作業に多くの時間を使っていることがわかります。 私自身、フェアパスを入れる前の採用現場でこれをやっていました。対応は早いほうだったので意識していませんでしたが、採用オペレーションでやることは案外多いと感じるのではないでしょうか。
メモが入っていても、人が全件を確認してしまう
ATSの一覧にメモが入っている候補者のうち、実際に対応が必要なケースは以下のような場合です。
新着応募がある
候補者からメールの返信が来ている
紹介会社から確認の連絡が来ている
直接応募の方への見送り連絡で、指定した日数が経った
日程調整のリンクを送ったのに返信が来ていない
面接が終わったのに評価が入っていない
明日、面接がある 一方で、メモが入っていても今日は動かなくていいケースもあります。
日程が確定していて面接を待っている
現場の書類選考は完了しているが、メモが更新されていない
人材紹介会社からの返信期日メモを入れているが、まだ返信がない **この「対応が必要かどうか」の見分けが、ATSのメモ起因になっています。 ** メモの書き方によっては開かなくても分かることもあります。ただ、メモでは確認不要に見えても、実際には対応が必要なケースが起こります。 たとえば、一次面接の調整が完了していて、「面接の翌日◯/◯：現場評価確認」とあるものの、実際には候補者から「面接URLが届いていない」と確認連絡が来ている場合です。このようなケースでは、メモを見ただけでは気づけないため、念のため今日の日付が書いていないものまで開いて確認することになります。
また、メモの書き方は担当者ごとに違います。担当者本人はそれで回せていても、責任者やマネージャーの立場だと状況が分からず、採りたい方が過ぎた日付のまま残っているのを見ると「全体を把握できているのか」と心配になり、定期的に全件確認することがあります。
これは採用現場の対応力が低いからでも、責任者が担当者を信じていないからでもなく、人が採用オペレーションを管理している現場で構造上よく起きることです。
フェアパスは、AIが対応が必要なものだけを対応を依頼。人間はサイドバーの要対応を捌いていくだけ
フェアパスでは、候補者や紹介会社に動きがあった場合、人が確認・対応すべきものだけを「要対応」として担当者にメンションし、対応依頼を出してくれます。
- 応募が入ったとき
- 候補者から媒体で返信が届いたとき
- 紹介会社から連絡が来たとき
- 日程調整から一定日数が経っても返信がないとき
- 面接が終わって一定日数が経っても評価が入っていないとき
- 見送り連絡を送ると決めた日になったとき
- 面接の前日になったとき 人が対応すべきものだけが「要対応」に上がってきます。見送りメールの内容を確認して送る、候補者からの質問に対して返信を作成する、といった作業です。
今すぐ対応が不要な場合は「◯日後にリマインドして」と伝えるだけです。その日になると、再び「要対応」として上がってきます。 人がやるのは、上がってきたものをさばくことだけです。対応漏れがなくなり、メモが入っている件数分繰り返していた確認の4ステップを実行する必要がなくなります。
全候補者を確認する必要がなくなる
実際にフェアパスを使っている方の声です。 **「管理画面の候補者一覧はもうだいぶ見なくなりました」 ** **「今何をしなきゃいけないのかみたいなところが明確になった」 ** **「ATSにメモを入れることがそもそもなくなりました」 ** 「一覧を見なくなる」と聞くと確認しなくて大丈夫なのかと思われるかもしれません。ただ、実際には逆のことが起きています。 これまでは、全件を人が確認して対応が必要なものを見つけ出していました。**その精度は、担当者がどれだけ丁寧に見るか、メモがどれだけ正確かに左右されていました。 ** フェアパスは、人が行っていた「1. 開く → 2. 状況確認 → 3. 状況理解 → 4. 次の行動を考える」という4ステップを代わりに行ってくれます。 人は、フェアパスが確認してくれた「本当に対応が必要なもの」だけをさばくだけです。リマインド連絡なども文章が作られた状態で確認を促されるため、内容を確認して送信を押す2ステップのみで選考を進めることができます。
一つひとつ探さなくてよくなるという変化
実際にフェアパスを導入した企業では、採用オペレーションにかけていた工数が4分の1になりました。 日程調整や連絡作成の作業が減ったこともありますが、それ以上に大きいのは確認の工程がなくなったことです。
一人ずつメモを見て、やり取りを確かめ、状況を理解して、今日やるべきか判断する。**この繰り返しの時間は、どの作業項目にも計上されていませんが、候補者が増えるほど負担になります。 ** 一つひとつ探す確認作業をなくし、必要な対応だけをさばく運用へ切り替えてみませんか。
各担当がどう動くかと、料金の考え方は、フェアパスのページにまとめています。デモのご予約と資料のダウンロードも、こちらから受け付けています。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
