面接の記録は取れている。ですが、次の面接官がそれを読んでいるとは限りません。原因は、別のツールにログインし、候補者を検索して、該当する記録を探し出すという手間にあります。フェアパスは、記録が最初から候補者情報と選考フェーズに紐づいているため、探しに行く工程がなく、その結果として選考データが溜まり、次の採用改善に使えるようになる。今回は、実務と繋がる記録のあり方について書きます。
こんにちは。bgrassでBizDevを担当しているまいかです。
「一次面接の内容を、二次の面接官が把握しないまま面接に入ってしまう」 こうした場面に心当たりはないでしょうか。 候補者の方からすれば、「さっきの面接でも同じことを詳しく話したのに、また一から説明し直しなのか」となり、候補者体験の低下に直結します。
そして影響はそれだけではありません。一次で確認済みの経歴をもう一度聞き直すと、その分だけ本来深掘りすべき懸念点に使える時間が減り、二次面接で見極めたかったことが聞けないまま終わる、という状態が起きてしまう可能性もあります。
記録自体は残っているはずなのに、なぜ現場では利用されず、次の選考に繋がりにくいのか。その構造に向き合ってみたいと思います。
汎用的な議事録ツールができること
まず前提として、従来の文字起こしツールや録音要約システムの精度は高く、採用現場に大きな変化をもたらしました。
- 面接の音声を記録する
- 発言をテキストに文字起こしする
- 要点を要約する
- 検索できる状態で保存する これらの機能により、面接中にメモを取る必要がなくなりました。メモを取りながら話を聞くと、どうしても手元に意識が向きます。それがなくなり、候補者の話を聞くことに集中できるようになった。記録を残すという役割においては、専用ツールで十分に機能しています。 そのうえで私たちが問い直したいのは、残されたその記録が、実際の選考でどれだけ使われているかという点です。
現場で起きている悩み
記録があるにもかかわらず次の面接官に読まれないのは、面接官の意識の問題ではありません。記録と選考の実務が、別々の場所に存在しているためです。
次の面接官が読むまでの手間 二次面接の前に一次の内容を確認しようとすると、議事録ツールにログインし、候補者名で検索し、該当する面接データを探し出すことになります。日々の業務の合間にこの手間をかけるのは、現実的ではありません。
記録が選考フェーズと紐づいていない ツールの中では「◯月◯日の面接」として並んでいるだけで、それが誰の一次面接なのか、今どのフェーズにいるのかは分かりません。候補者ごとに時系列で並んでいないため、選考の流れとして読み解くのが難しくなります。
人事が要約を転記している 面接官に読んでもらうために、人事が要約を抜き出してATSの候補者ページに貼り直すこともあります。自動で要約されているのに、別の場所に移す作業が発生している状態です。貼り忘れや貼り間違いも起こります。 記録が残っていないのではなく、記録と選考が別々の場所にあること。そして残った記録の形が揃っていないこと。これが、現場で情報が利用されにくい原因です。
フェアパスならこう動く
フェアパスの面接議事録は、記録を残すためのツールではありません。**選考の実務の流れの中に、最初から記録が組み込まれています。 ** **面接にAIが同席する **Google Meet、Zoom、Microsoft Teamsのオンライン面接に対応しており、面接のURLを共有するだけでAIが同席して記録を始めます。別のツールを立ち上げる必要はありません。録画と書き起こしが自動で残るため、面接官は聞くことと評価に集中できます。
**同じ型で整理される **書き起こしから、評価に必要な要点、懸念点、次の面接で確認すべきことをAIが抽出します。面接官が誰であっても同じ構造の議事録が残るため、粒度のばらつきがなくなります。次に読む人が、どこを見ればいいか分かる状態になります。
**記録が候補者と選考フェーズに紐づく **記録は「◯月◯日の面接」ではなく、「Aさんの一次面接」として候補者に直接紐づきます。書類、選考ステータス、これまでのやり取りと同じ場所に並ぶため、候補者を開けば選考の流れがそのまま見えます。転記の作業も、貼り忘れもありません。
**次の面接官には、確認すべき点が渡る ** 整理された議事録は候補者の選考情報として蓄積されるので、二次面接の面接官は一次で確認済みの内容と、残った懸念点を読んでから面接に入れます。同じ質問を繰り返す必要がなくなり、その時間を深掘りに使えます。 なお、AIが担うのは記録と整理までです。評価と合否の判断は、面接官と採用担当者が行います。 議事録を作ること自体を目的にせず、記録を選考の流れの中に配置する。これだけで「読まれない」という状態は解消します。
記録が溜まると、判断の材料になる
従来の記録方法では、見送りの理由が「なんとなく合わなかった」で終わってしまうことがあります。ただ議事録に情報が残っていれば、通過や見送りの根拠がデータとして残ります。 それが蓄積されると、以下のような組織全体の判断材料になります。
- どの選考フェーズで、どのような理由で見送りが出ているのか
- 通過している方に共通している要素は何か
- 求人票に書いた要件と、実際の現場の評価基準にズレがないか
- 面接官によって、見ている観点に偏りがないか 蓄積された面接記録は、「この求人で実際に誰が通っているのか」という採用モデルの入力にもなります。求人票を書いたときの想定ではなく、選考の実態から基準が見えてくる状態です。
そしてこのデータは、人材紹介会社へのフィードバックといった選考の外側にも活かせます。 「今回はご経験が要件と異なるため」という定型文ではなく、実際の選考結果に沿った粒度でフィードバックを返せるようになります。どのフェーズで、どういう理由の見送りが何件あったのか。通過した方に何が共通していたのか。
受け取った側は、次に何を変えればいいかが分かるため、推薦の精度が上がっていきます。面接の記録が、母集団の質へと返っていくことになります。 別のツールでこれを行おうとすると、データの紐づけや分析に時間がかかるため、日々の実務に追われて優先度が下がってしまいます。候補者と選考フェーズに記録が最初から紐づいているからこそ、選考のPDCAが回せる状態になります。
この担当だけを、単独で置ける
「便利そうだけれど、社内のツールや面接の運用を一気に変えるのはハードルが高い」 そう思われる方もいるかもしれません。フェアパスの面接記録の機能は、この役割だけを切り出して、単独で導入することができます。
既存のATSも現在の採用フローもそのままで、面接の記録と整理だけをAIに任せる形から始められます。料金も、AI面接議事録アシスタント1人で月額5万円から。基本料金と面接件数に応じた従量料金という、人件費に近い考え方です。 そのうえで、実際に運用してみて、日程調整や紹介会社向けのレポートなど他の業務も任せたくなったタイミングで、機能を追加していくことができます。
冒頭にあげた、一次面接の内容を二次の面接官が把握しないまま面接に入ってしまう状態を解消するところから始められ、今の運用のまま、候補者に同じ話を繰り返させず、二次面接の時間を本来聞くべきことに使うことができます。
AI面接議事録のページに、面接から候補者情報に残るまでの流れと、汎用の議事録ツールとの違いをまとめています。デモのご予約と資料のダウンロードも、こちらから受け付けています。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
