採用目標を達成するには、必要な数の面接を、必要なタイミングで確保し続けることが欠かせません。採用の責任者としては、面接官一人ひとりに負担をかけず、組織として面接の機会をつくれる状態にしたいですよね。
面接が決まるまでの時間が縮まれば、採用競争の激しい職種でも、候補者の関心が高いうちに他社より先に会えます。面接の機会を組織として確保できれば、面接数の見通しが立ち、採用計画も立てやすくなります。面接官に無理を求めずに済むので、事業の生産性を落とさずに、採用への協力を続けてもらえます。
ただ、面接の機会は、面接官一人ひとりの予定に左右されやすいですよね。候補者も面接官も予定が埋まりやすい職種ほど、面接が決まるまでに時間がかかり、その間に候補者は他社の選考へ進んでいきます。面接の数を確保するために、面接官が休日に枠を空けて代休を取るといった形で補うこともありますが、本業を持つ面接官の負担に頼るやり方は、長くは続きません。
この記事では、面接官に負担をかけずに、組織として必要な面接の機会を必要なタイミングで確保できるようにするために導入企業の現場がしている工夫と、それをフェアパスとフェアパスチームがなぜ、どう支えているのかを紹介します。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
採用の進み具合を見るとき、応募の数や内定の数に目が向きやすいものです。けれども、その間をつなぐ面接をどれだけ、どれだけ早く組めるかによって、採用目標に届くかどうかは大きく変わります。
面接の機会は、一人ひとりの面接官の時間の積み重ねでできています。だからこそ、その時間を個人の予定に任せるだけでなく、組織としてどう生かすかを考えておきたいものです。
今回は、営業職の採用を例に、面接の機会を組織としてつくっていくための、現場とフェアパスの取り組みについて書きます。
採用目標に向けて、組織として面接の機会を確保するために重ねていた工夫
ある導入企業では、営業職の採用で、一次面接の確定数を重要な指標に置いていました。営業職は採用競争が激しく、面接が決まるまでの早さが、そのまま採用目標に届くかどうかを左右します。一方で、候補者も現職で忙しく、面接官も商談や社外の予定で日程が埋まりやすいため、面接の機会をどれだけ確保できるかが、採用全体の進み具合を決める大きな要素になっていました。そこでこの企業では、一次面接の確定数を伸ばすために、組織として次のような工夫を重ねていました。
面接が決まるまでの時間を縮めるため、面接官の空き枠を候補者に共有する
面接官の空き枠を日程調整の仕組みで候補者に共有し、候補者が自分の予定に合わせて選べるようにしていました。日程のやり取りの往復を減らし、少しでも早く面接につなげるためです。ただ、共有できるのはおよそ2週間分の枠で、その中に合う日がなければ、改めて候補日をお願いするやり取りが生まれ、面接が決まるまでの時間が延びることもありました。
面接の機会を広げるため、複数の面接官で受けられる形をとる
一人の面接官の予定だけでは、出せる候補日が限られます。そこで、複数の面接官のうち誰か一人でも空いていれば面接を受けられるよう、面接官の日程を組み合わせて候補者に出していました。面接官の組み合わせごとに日程調整の設定を用意し、組織として面接を受けられる枠を少しでも広げていたのです。
必要な面接の数を確保するため、休日にも枠を空ける
平日だけでは必要な数の面接を確保しきれない時期には、面接官が土曜日にも枠を空け、その分を振替休日で取るといった形で、面接の機会をつくっていました。事業側の面接官も、採用目標の達成に向けて協力してくれていました。
どれも、一次面接の確定数という目標を達成し、採りたい人を逃さないための工夫です。そしてその面接の機会は、面接官一人ひとりの協力と、採用担当者の細かな調整の積み重ねによって支えられていました。
採用目標を達成し続けるために、面接までのリードタイムを組織で縮める
採用競争の激しい職種では、候補者は複数の企業の選考を並行して進めています。面接が決まるまでの数日の差が、他社より先に会えるかどうかを分け、そのまま採用目標の達成に関わってきます。面接までのリードタイムは、採用の成果を左右する指標の一つです。
面接の機会が面接官一人ひとりの予定に左右される状態では、責任者が「来月どれだけの面接を組めるか」を見通すことも難しくなります。面接数の見通しが立たなければ、採用計画も、それにもとづく採用体制も組み立てにくくなります。
また、面接官の多くは、本業を持つ事業側の人です。休日に枠を空けるような協力は、採用を前に進める大きな力になる一方で、続けるほど本業の時間や事業の生産性に影響していきます。事業側に長く採用へ協力してもらうためには、無理のない形で面接の機会をつくれることが欠かせません。
だからこそ、面接の機会を一人ひとりの予定や協力だけに頼るのではなく、組織としてつくり、面接までのリードタイムを縮めていく。それが、採用目標の達成と事業の運営を両立させるための前提になると考えています。
面接の機会を、一人の予定に頼らず組織でつくる
ここからは、導入企業での実際の支援の流れをもとに、フェアパスとフェアパスチームが現場をどう支えているのかを紹介します。
リードタイムを縮めるため、組織として面接を受けられる枠を広げる
まず取り組んだのは、面接の機会を、一人の面接官の予定から組織の枠へと広げることでした。求人ごとに、その面接を担当できる面接官を複数人決めておき、そのうち誰か一人でも空いていれば、その時点で面接の日程が確定する運用フローに整えています。これまで現場が組み合わせを工夫してつくっていた考え方を、フェアパスを基盤に、組織の運用として回る形にしたものです。面接の機会が特定の面接官の予定に左右されにくくなり、面接が決まるまでの時間を縮められるようになりました。
調整の手間を減らし、採用を前に進める判断に時間を向ける
これまでは、面接官の組み合わせごとに日程調整の設定を用意し、候補者への案内もその都度つくっていました。いまは、担当する面接官を選べば、候補者への日程の案内がそろいます。採用担当者は設定を作り分ける手間から離れ、どの求人で面接が足りていないか、どの候補者を優先するかといった、採用を前に進める判断に時間を使えるようになりました。
組織として面接を受けられるからこそ、出し直しで機会を逃さない
複数の面接官の空き枠を合わせて出せるため、候補者に示せる日程の幅も広がりました。合う日が見つからずに候補日を出し直すやり取りが減り、候補者の関心が高いうちに面接へつなげやすくなっています。面接の手前で他社に先を越される場面を減らすことは、採用目標の達成に直結します。
仕組みに任せきりにせず、面接が確定できているかを人が確かめる
フェアパスチームは、運用フローを整えたあとも、設定した面接官の中で実際に日程がきちんと確定できているかを見ています。確定までに時間がかかっている面接や、うまく日程が決まっていない候補者がいれば、状況を確かめて対応します。仕組みで面接の機会を広げたうえで、それが確実に面接の確定につながっているかを人の目で確かめる。この両方がそろってはじめて、組織として面接の機会をつくれていると言えます。
採用全体の流れの中で、面接の機会を考える
一次面接の確定は、選考の入口の一場面です。それでも、ここが早く、無理なく回るようになれば、採用目標への届き方も、面接官の負担も、採用計画の見通しも変わっていきます。私たちは、日程調整という一つの作業を効率化することだけを見ているわけではありません。それが採用全体にどう影響するのかを考えながら、仕組みで支える部分と、人が確かめて補う部分を分けています。
その結果、この企業では、面接までのリードタイムが50%短くなりました。面接官が休日に枠を空けなくても、必要な面接に対応できるようになっています。
どの面接官がどの面接を担当するか、どの候補者を優先するかを決めるのは、企業と採用担当者です。その判断のもとで、面接の機会を一人の予定に頼らず組織としてつくれる土台を整え、それが確実に面接の確定につながっているかを確かめ続ける。その役割を、フェアパスとフェアパスチームが担います。
まとめ
採用競争の激しい職種で採用目標を達成するには、面接までのリードタイムを縮め、候補者の関心が高いうちに他社より先に会うことが欠かせません。だからこそ、面接の機会を面接官一人ひとりの予定や協力だけに頼らず、組織としてつくる。それによって、面接までの時間を縮め、面接数の見通しを立て、事業側の生産性を保ちながら採用への協力を続けてもらえます。導入企業では、面接までのリードタイムが50%短くなり、休日に枠を空けなくても必要な面接に対応できるようになりました。採用目標の達成と事業の運営を両立させるその土台を、採用全体の流れの中で支え続けるのが、フェアパスの採用支援です。
「面接官の予定が合わず、面接が決まるまでに時間がかかっている」「面接の数を、面接官の協力で何とか確保している」。そうした悩みを、フェアパスとフェアパスチームがどう解消し、採用目標に向けて面接の機会を組織でつくる運用を支えているのか。具体的な支援内容や導入企業の事例は、無料の資料にまとめています。
自社の採用に当てはめて検討したい方は、ぜひ下記から資料をダウンロードしてご覧ください。
