年間15名の中途採用が決まると、月100〜200件の応募と向き合うことになります。一件ずつ丁寧に対応しようとすると、日程調整も連絡も評価の回収も積み上がっていきます。AIがオペレーションの実務を担えるようになったことで、この毎日がどう変わるのか。その構造について書きます。
こんにちは。bgrassでBizDevを担当しているまいかです。
「来期は、中途で15名採ろう」 このような採用目標を決めた時、そこから採用計画を立て始める事が多いと思います。 募集媒体をどう組むか、選考フローをどう設定するか、そして発生するオペレーションをどう回していくか。多くの企業が、この順番で計画を組み立てていると思います。 そして計画が動き出すと、月100〜200件の応募と日々向き合うことになります。書類選考を依頼して、日程を調整して、候補者に連絡して、面接の記録を残して、紹介会社に結果を返す。**一件ずつ丁寧にやろうとするほど、対応することは増えていきます。 ** 採用責任者の方とお話ししていても、「候補者ともっと向き合いたいのに、日々の対応で終わってしまう」という声をよく伺います。 では、AIが実務を担えるようになった今、この毎日はどう変わるのか。今回はその話を書きます。
年間15人と決まったとき、何を考えるか
年間15名の採用目標が決まったとき、採用計画は次のような手順で作成されることが多いと思います。
**必要な母集団から逆算する ** 内定承諾率、面接通過率、書類通過率などの歩留まりから逆算すると、15名を採用するためには、各選考フェーズの歩留まり（書類通過率30%前後、面接通過率50%前後、内定承諾率50%前後）を掛け合わせると、応募から内定承諾に至るのはおよそ1%です。15名を採用するためには、年間で1,500件前後、月100〜200件の応募が必要になります。
**媒体と紹介会社を組む ** その母集団を集めるために、求人媒体を増やすか、紹介会社を増やすか、スカウトを打つか。予算単価と見込み数から配分を決めます。
**選考フローを設計する ** 何次面接まで設定するか、誰が面接官を担当するか、書類選考は誰が一次スクリーニングを行うかを決めます。
**その量をどう処理するかを考える ** 月100〜200件の応募に対して、書類選考、日程調整、候補者への連絡、面接の記録作成、紹介会社とのやり取りが発生します。このオペレーションをどう処理するかを計画します。
丁寧に対応しようとすると、やることが増える
月100〜200件の応募を機械的に処理するだけなら、そこまで大変ではないかもしれません。ただ中途採用では、丁寧な対応が欠かせません。 そして、丁寧にやろうとするほど、対応することは増えていきます。
- 面接官が複数いる場合、全員のカレンダーを見比べて空き枠を探す
- 在職中で日中の動きにくい候補者には、夜間や早朝の枠を厚めに提案する
- 他社の選考が早く進んでいる候補者には、今週中に日程を確保する
- 候補者がフォームではなくテキストで候補日を返してきたら、カレンダーを開いて組み直す
- 面接官の予定が変更になったら、再度日程調整をやり直す
- 一次面接で聞いた話や本人の意向を、二次の面接官へ事前に共有する
- 面接後に評価を回収し、合否の結果連絡を作成する
- 「〇〇さんの進捗はどうなっていますか」という紹介会社からの問い合わせに回答する どれも、候補者に良い選考体験をしてもらうためにやっていることであり、候補者ごとに選考フェーズも希望条件も異なるため、毎回個別に組み立て直すことになります。
その結果、後回しになるものが出てくる
オペレーションの対応には、締切があります。
日程を提示する、返信を返す、面接評価を集める。これらを止めると選考そのものが進まなくなるため、目の前の対応を優先せざるを得ません。
一方で、次のような上流工程には、明確な締切がありません。
・面接の前に、候補者の職務経歴書を読み込む ・何を伝えれば自社の魅力が響くか、事前に面接官と相談する ・面接が終わった後、候補者の感触をその日のうちに聞く ・選考結果の連絡に、面接で話した内容を踏まえた一言を添える
どれも、やりたくないわけではありません。むしろ、一番大切にしたいことのはずです。ただ目の前の対応が詰まっていると、締切のない業務はどうしても後ろに回ります。
AI時代には、この部分を任せられる
書類の要約、書類選考の依頼と結果連絡、日程調整、面接の記録作成、評価サマリの作成、紹介会社への連絡、選考の滞留検知。**先ほど挙げた実務の対応は、AIが自律して担える範囲に入っています。**それにより、人が担うのは、最後の判断と、送信前の確認だけになります。
対応の実務をAI側が引き受けることで、これまで後回しになっていた候補者に向き合う時間に、手をつけやすくなります。 そしてこれは、対応の量が増えても変わりません。応募数が月150件から200件へ増えたとしても、実行の部分はAI側が担うため、人が確保した時間が押し出されにくくなります。
フェアパスは、チームとして入る
フェアパスは、ツールとしてではなく、AI採用チームとして組織に入ります。 役割ごとにAIが分かれていて、日程調整、面接記録、書類対応、候補者連絡、紹介会社対応をそれぞれが担当しています。そして全体を統括しているのが、AIオペレーションマネージャーです。
「一次通過。日程調整お願いします」 これだけで、マネージャーが担当にタスクを渡し、カレンダーの確認、候補日の作成、連絡文の作成まで進みます。人がやるのは、上がってきた文面を確認して送ることだけです。 管理画面を開いて設定を変更する、フォームに条件を入力する、生成されたテキストを別のツールに移す、といった操作は必要ありません。話しかければ、チームとして動きます。 さらに、日程調整のやり取りも、面接の記録も、紹介会社への返信も、すべて候補者の情報として同じ場所に蓄積されていきます。
そのため、次の面接の準備をするときに、複数のツールを行き来して検索したり、誰かに状況を確認したりする必要がありません。候補者について考えようと思った時点で、向き合うための材料が手元に揃っている状態をつくれます。
毎日の使い方が変わる
年間15名の中途採用を追いかけるチームの毎日は、日程調整や連絡への対応で埋まりがちです。 その実務の部分をAIチームが担うことで、これまで対応に使っていた時間を、候補者に向き合う時間へ振り向けやすくなります。 面接前に経歴を読み込む、面接官とアトラクトの方針を話す、結果連絡に一言を添える。後回しになっていたことに、手をつけられるようになります。
各担当がどう動くかと、料金の考え方は、フェアパスのページにまとめています。デモのご予約と資料のダウンロードも、こちらから受け付けています。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
