朝一番に管理画面を開いて、候補者の状況を上から順番に見ていく。しかし、そこに出ているステータスが、本当に「いま現在の最新状態」とは限りません。 選考は、求人媒体のメッセージ、メール、カレンダーの上で常に動いています。今進んだ出来事は、人が管理画面に入力して初めて記録として反映されます。 そして、その最新状況とのズレをなくすために、結局もう一度確かめ直すという二重の確認作業が発生します。 今回は、その構造を採用AIエージェントが入るとどう変わるのかについて書きます。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
朝、採用活動を始めるときに、まずATSやスプレッドシートを開いて候補者の状況を上から順にチェックしていく。「あれ、昨日この候補者さんを『一次面接調整中』にしたはずなのに、ステータスが『書類選考』のままだ。ちゃんと対応したよな」と思ってメールの送信履歴を確認する。すでに日程調整の案内は送信済み。ステータスを一次面接調整中に変更しつつ、念のため「他の候補者もズレていないか」と全員分チェックし直す。
採用現場で、こうした経験はないでしょうか。
このように現在の本当の状況と管理している記録が乖離してしまうことで、過去の履歴やメールをもう一度確認しに行くというフローが発生します。 実は、この課題は採用以外の領域でも共通して起きています。
例えば営業現場では、営業担当者が業務時間の約60%を非営業業務に費やしており、その大きな要因としてSFA/CRMへの手入力が挙げられています（Gartner Sales Survey 2024）。商談や電話などの実務がシステムの外で進むため、やったことを後からシステムに入れる、それが本当に今の状況と合致しているのか確かめるという二重の手間が発生しています。
一方、医療現場ではここにAIが入り始め、構造が変わりつつあります。診察時の医師と患者の会話をその場で記録化するAIを導入したところ、診察後にカルテを書く時間が減ったという研究結果が出ています（JAMA Network Open, 2026年5月）。実務が進めば記録も残るので、後から確かめに行く必要がありません。
採用でも同じことができます。今回はその業務フローと、何が変わるのかを解説します。
「やったはず」の確認のために、毎朝メールと管理画面を行き来する
朝出社して管理画面を開き、候補者の一覧を上から順番に見ていく。すると、ステータスが「書類選考」のまま止まっている候補者を見つけます。
でも、確か昨日自分で一次面接の日程調整メールを送った記憶がある。「あれ、ちゃんと対応できていなかったかな」と一瞬不安になり、確認のためにメールソフトの送信済みフォルダを開く。履歴を遡っていくと、やっぱり調整の連絡は昨日送信済みでした。
管理画面に戻り、ステータスを「一次面接調整中」へと手動で変更する。管理データとしてズレを残さないために、「他の候補者でも同じような入力漏れや確認漏れが起きていないか」を調べるべく、一覧にいる候補者を一度全員分チェックしに行く。
すべて確認することはできる。ただ、手間がかかる
ここまでの運用は、多くの会社で普通に行われていることです。 特別に非効率なやり方をしているわけではなく、むしろ「漏れを出さずにきちんと管理しよう」とする責任感があるからこそ、この巡回作業が生まれています。 確かめに行くことも、採用事故を防ぐための必要な業務として定着しています。 ただ、採用が繁忙期に入り業務が立て込んでくると、この確認巡回がどうしても後ろにズレ込みます。探す作業が後ろにズレた分だけ、候補者側の待ち時間が増えていくことになります。
中途採用市場では、そのわずか1日の返信の遅れによって他社の選考が先に進んでしまうことが多々あります。 実際に私自身も、確認巡回が少し遅れたことで連絡が後手に回り、「他社で内定が出たので選考を辞退します」と言われた経験があります。。少しでも早く状況に気づいて連絡できていれば、と思う苦い経験は、採用担当ならあるあるなのではないでしょうか。
巡回作業そのものが悪いわけではありません。ただ、巡回して見に行かないと最新状況が分からない構造のままだと、繁忙期の忙しさや、イレギュラー対応の分の遅れが、そのまま候補者の待ち時間に直結します。 だからこそ、これは個人の頑張りや注意力の問題ではなく、運用の構造上の課題として扱う必要があります。
「実務が進んだ結果」として記録が動く仕組み
フェアパスを導入すると、なぜ巡回作業が不要になるのでしょうか。
フェアパスの内部では、1つの機能がまとめて処理しているのではなく、AIチームとして担当が分かれて連携しています。実務を進める担当が動いた結果として記録が更新されるため、入力漏れがなくなり、漏れを確認するための二重チェックも不要になります。
フェアパスでの動作はシンプルです。 まず、採用担当者が「◯◯さんの一次面接の調整をお願いします」とフェアパスにチャットで伝えます。すると、フェアパスの中のカレンダー担当がカレンダーの空き状況を確認し、日程調整用のリンクを発行します。さらにメール担当が候補者へ送るメールの文面まで裏側で作成し、出力しておきます。そのため、人間は文章を確認し、送信を押すというフローで対応が完結します。
ここでポイントになるのが、メール送信という実務が進んだことに紐づいて、フェアパス上の選考ステータスが更新される点です。さらにその動きと連動して、既存のATS上のステータスも切り替わります。 人が報告のためにステータスを変えるのではなく、実務が完了した結果としてステータスが動くため、入力漏れや漏れてしまうことへの対策として、二重確認の必要自体がなくなります。
チームとしての連携と、既存ATSとの共存
こうした連携フローは、各企業の既存の運用に合わせて個社ごとに最適化し、すべてのツールを接続します。 実務の実行までをAIが引き受けるからこそ、ステータスなどの記録が常に実際の動きと連動します。そのため、複数の画面を見に行かなくても、最新の採用状況を把握できるようになります。
また、今使っている既存のATSはそのまま残すことができます。面接官が評価を入力する運用もATSのまま変更する必要はありません。現場の評価フローや社内ルールを崩すことなく、フェアパスを上乗せして連動させることができます。
「探して対応する」から「上がってきたものに対応する」へ
フェアパスでは、ステータスは人が報告のために後から手入力するものではなく、実務が進んだ結果そのものになります。 そして実務が進むほど、その候補者に対して過去に何をやってきたか、今どこまで進んでいるかのデータが蓄積されていきます。データが正しく溜まっているからこそ、採用活動で何か変化があったときに、それを動きとして検知できるようになります。
人の行動は、次のように変わります。
フェアパスの画面上では、これらが「要対応」と読んでおり、リストとして集約されます。 動きがあったもの、連絡が止まっているもの、次に人が判断・承認しないと進まないものだけが上がって来ているため、コレを対応するだけで選考が進み、対応が完了すると要対応のリスト上から消えるので、今何を確認しなければいかないのかを、自分で探しに行かなくともひと目で分かる状態にすることができます。
導入企業で最も活用されているのがこの機能で、「導入後はATSの管理画面を見に行く必要がなくなった」という行動の変化が実際に起きています。
おわりに
実務を進めるAI採用チームが入ると、人が手動で更新しなくても選考の状況は常に最新に保たれるため、さまざまな求人媒体にログインしたり、管理画面を開いて一つひとつ確認してから手動で更新したりする、対応が完了しているものが本当に最新の状況とリンクしているのかを上から再度確認する等の時間をなくすことができます。
フェアパスがどのように役割を分担して動くのか、要対応がどういった動きなのか、実際の操作画面や導入手順については、サービスページをご覧ください。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
