採用アシスタントやRPOに任せていたのは、「日程調整」という作業そのものではなく、一言伝えれば、候補者の都合や面接官の予定に合わせて柔軟に仕事を進めてくれる安心感でした。採用オペレーションAIエージェントフェアパスは、そうした柔軟さが必要な業務を急なリスケなどのイレギュラーも含めて引き受け、人が最終確認する手前まで整えます。月300〜400応募・50以上の求人を2名で回す企業では、RPOに依頼していた実務全般がフェアパスに置き換わりました。この記事では、AIに何をどこまで任せきれるのか、それによって採用担当者の負担とチーム体制がどう変わるのかを書きます。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
これまで採用の実務は、採用アシスタントやRPOといった人に任せるのが当たり前でした。人であれば、決められた手順だけでなく、面接官の急な予定変更や候補者ごとの個別事情といったイレギュラーまで、その場の状況を見ながら丸ごと引き受けて前に進めてくれるからです。
依頼さえしてしまえば、採用担当者は実務を自分で抱え込まずに済みます。通常の日程調整はもちろん、急なリスケの打診も、候補者からの個別の相談への対応も、一言伝えるだけでアシスタントが手配してくれました。任せられる相手がいるからこそ、担当者は実務に追われることなく、面接対応や採用戦略の設計といった業務に集中できていたのです。
一方で、AIにはそこまで任せられないと感じていた方も多いのではないでしょうか。メールの文面作成くらいならAIでもできるけれど、複雑な条件の調整や急な予定変更への対応は人にしかできない、という感覚です。しかし、フェアパスを導入している企業では、その前提が変わり始めています。突発的なイレギュラーも含めて、これまで人のアシスタントに頼っていた仕事を、AIに任せきれるようになってきているのです。今回はその話を書きます。
なぜ、採用の実務は人にしか任せられなかったのか
なぜ採用の実務は、これまでAIではなく人が担ってきたのでしょうか。 そして、なぜ「AIには任せられない」と思われてきたのでしょうか。
その理由は、採用のオペレーションが一つの作業では完結しないことにあります。日程調整ひとつをとっても、面接官のカレンダーから空き枠を探し、空いていなければ社内に相談し、候補者に調整の案内を送り、日程が決まったらカレンダーに登録し、ATSのステータスを更新する、という仕事がいくつも連なっています。しかも選考の途中では、「面接官が急遽出張になった」「候補者から日程を変更したいと連絡が来た」というように、前提条件がたびたび動きます。
汎用AIは、文面の作成や情報の要約といった単発の作業を速く処理することには長けています。しかし、一連の仕事全体を見渡しながら状況を判断し、前提が変わるたびに段取りを組み直すことまではできませんでした。結局、調整の組み直しや最終判断は担当者の手元に残ってしまい、「それなら、臨機応変に動いてくれる人のアシスタントやRPOに任せるのが一番確実だ」という結論になっていたのです。
つまり、これまで人に実務を任せてきた理由は作業量の多さではなく、状況に合わせて判断しながら仕事を進められるのが人だけだったからでした。
一言で伝われば、あとは任せられる。人のアシスタントが担ってきた柔軟さ
採用担当者が人のアシスタントに出す指示は、たいてい一言です。
「◯◯さんが書類通過になったので、一次面接の日程調整をお願いします」
これだけで、アシスタントは面接官のカレンダーを確認し、空きが足りなければ社内に打診し、決まった日程を登録し、候補者へ案内を送り、ATSの記録まで更新してくれます。依頼した側が、作業の手順を一つひとつ指示することはありません。
一言で済むのは、アシスタントが現場の状況に合わせて判断を補ってくれるからです。「この候補者は面接官を◯◯さんで、45分枠、来週中で」と添えれば、その意図をくんで段取りを組み立てます。面接官から「来週は都合が悪くなった」と連絡が入れば、言われなくても候補者との再調整に動きます。候補者から別日の希望が届いても、面接官の予定と照らし合わせて調整し直してくれます。
つまり、人のアシスタントの価値は、作業をこなす手の多さではなく、細かく指示しなくても状況に合わせて仕事を前に進めてくれる柔軟さにありました。採用担当者が安心して実務を手放せたのは、この柔軟さがあったからです。
任せる相手がフェアパスになると、採用の業務とチームはこう変わる
フェアパスを導入しても、仕事が前に進むプロセスそのものが大きく変わるわけではありません。変わるのは、その実務を誰が引き受けるかです。そして引き受ける相手がAIになることで、採用担当者の働き方とチームの体制には、3つの変化が生まれます。
1. アシスタントと同じように判断を補ってくれる
フェアパスは、担当者からの一言の指示をもとに、必要な段取りを組み立てます。「来週中で、面接官は◯◯さんで」といった条件を添えれば、その意図をくんで調整を進めます。担当者が手順をいちいち指示したり、AIのためにプロンプトを細かく書き直したりする必要はありません。
2. イレギュラーが起きても、仕事が担当者に戻ってこない
面接官の都合によるリスケや、候補日がない場合の社内打診など、通常の流れから外れる場面でも、フェアパスが状況に合わせて段取りを組み直します。そのうえで、担当者が目を通せばそのまま送信できる状態まで仕上げて提示します。これまで「ここから先は人でないと無理」と担当者が引き取っていた仕事が、任せたまま進むようになります。
3. 任せたあとの管理の手間がなくなる
指示を出せばその場で動き始めるため、人の手が空くのを待つ時間がありません。休日や夜間でも対応が止まらないので、担当者の不在を気にする必要もなくなります。さらに対応漏れが起きないので、進捗を追いかけたり、ちゃんと送ったかを確かめたりする時間も要らなくなります。
こうした変化が重なることで、チームの役割分担は根本から変わります。採用担当者の仕事は「実務を動かすこと」から「上がってきた内容を確認して判断すること」へ移ります。そして、そこで生まれた時間を、候補者との対話や選考の合否判断といった、人にしかできない仕事に充てられるようになります。
フェアパスなら、その柔軟さが必要な仕事まで任せきれる
これまでは、アシスタントに「一次面接の日程調整をお願いします」と頼むと、面接官の予定確認から案内文の送付、カレンダー登録、ステータスの更新までを、アシスタントが進めてくれていました。
フェアパスにも、同じ一言で依頼できます。フェアパスは面接官のカレンダーから候補日を出し、空きがなければ打診し、候補者への案内メールまで用意します。担当者が内容を確認して送信を押せば、その後のカレンダー登録やステータスの更新、既存のATSへの同期もフェアパスが処理します。
また、選考の現場で日常的に起きるリスケ、面接官の変更、同席者の追加といった変更も、一言伝えるだけで任せられます。返信が来ない候補者への催促や前日のリマインドも、頼まなくても進みます。
どの場面でも、実務を動かすのはフェアパス、最後に確認して判断するのは人という役割分担がはっきりしています。だからこそ、担当者は安心して実務を手放せます。
導入企業では、イレギュラーを含めた実務を任せきれるようになった
ここで、月300〜400件の応募があり、エンジニア採用を含む50以上の求人を2名の採用チームで回している企業の事例を紹介します。
この規模になると、毎日の日程調整に加えて、突発的な面接官の変更、予定変更によるリスケ、職種ごとに異なる面接官の組み合わせといったイレギュラーが、日常的に発生します。これまでは、その複雑な調整をRPOが柔軟に引き受けていました。フェアパスの導入後は、RPOが担っていた調整実務のほぼ全般がフェアパスに置き換わっています。
その結果、2名の採用担当者は「自ら手を動かす側」から「上がってきたものを確認・判断する側」に回りました。50以上の求人を抱えた状態でも、採用担当2名とフェアパスという体制のまま、採用を回せています。
おわりに
採用の実務を人に頼ってきたのは、作業量のためではなく、状況に応じて柔軟に対応してくれる相手が必要だったからです。
フェアパスは、その柔軟さが必要なオペレーションを引き受け、今まで人がやっていたことにかわり自律実行します。
AI採用チームがどのように実務を引き受け、実際の画面でどう動くのかは、サービスページで紹介しています。