【エグゼクティブリード】 面接の日程調整は、思っているより相手への配慮が必要な領域です。日程調整ツールがリンクの発行からリマインドまでを担ってくれる一方で、その前後には人の判断が挟まる場面があります。フェアパスのAI日程調整は、その配慮や微調整まで人のように処理するため、新しいツールを導入して操作が増えるというより、採用オペレーションの担当者が一人増えた感覚に近いという話をお伝えします。
こんにちは。bgrassでBizDevを担当しているまいかです。
先日、ある企業との商談で、日程調整についてこのようなお話を伺いました。 現場のメンバーが面接官を務めているため、カレンダーがほとんど埋まっている。日程調整ツールでリンクを送っても空いている枠が見つからず、動かせそうな予定を人が探して、面接官に相談しているのが実態だということでした。
ツールで効率化されている部分はある。それでも、その先の調整は人が担っている。同様のお話は、他の企業からも何度も伺ってきました。 その背景にあるのは、面接の日程調整が、思っているより配慮を必要とする領域であるという点だと考えています。 採用の現場で面接日程を調整していると、機械的なルールだけでは決められない場面に何度も直面します。
- 在職中の候補者に対して、平日の日中ばかりの候補日程を提示するわけにはいかない
- 他社の選考がすでに最終局面まで進んでいる方を、自社のカレンダーの都合で2週間も待たせるわけにはいかない
- 面接官に予定の変更を相談するときは、社内の関係性に気を使って負担の少ない時間帯を提案する 日程を決めるというシンプルな行為の中に、相手への配慮や細かな判断がいくつも含まれています。これが、面接の日程調整に思ったよりも時間と神経を使う理由です。 今回は、この配慮の領域まで引き受けるAI日程調整のあり方についてお伝えします。
日程調整ツールが解決してきたこと
日程調整ツールは、それまで人がメールで往復していた工程を大きく効率化してくれました。
- 面接の枠を作成しておく
- 調整用のカレンダーリンクを発行する
- 候補者が選んだ日程でカレンダーを確定させる
- 確定後にリマインドメールを送る 候補日を3つ挙げてメールを送り、返信を待ち、埋まっていたらまた出し直す。かつてはこの往復に時間がかかっていましたが、それが今では一つのツールをおくることで解決することができます。
一方で、こうしたツールは決まった流れに沿って進む選考を前提に設計されています。枠を作り、リンクを送り、候補者が選ぶ。この流れの中にいる限り、非常にスムーズに機能します。 では、その流れから外れたときに何が起きるのか。ここが、私たちが取り組んでいる採用領域での配慮のある日程調整です。
面接の調整は、決まった流れから外れることが多い
実際の採用実務では、決まった流れから外れることが日常的に起こります。
**候補者がリンクを使わずに、テキストで候補日を返してくる ** 「◯日の午前中か、△日であれば可能です」と、候補者が気を利かせて丁寧に返信をくれることがあります。この場合、リンクで選んでもらう前提の運用からは外れるので、面接官のカレンダーを開いて手動で候補日を突き合わせることになります。
**面接官の空き枠が、社内会議や商談で埋まっている ** 現場のメンバーが面接官を務める場合、カレンダーに空き枠がほとんどないことがあります。リンクを発行しても提示できる日程が先になってしまい、候補者を待たせることになる。人であれば、カレンダーを見ながら「この社内会議なら動かせるかもしれない」と考えて、面接官に相談します。
**リスケや辞退の連絡が入る ** 日程を組み直し、カレンダーを整理して、関係者の予定を解放し、双方に配慮のある連絡を送る。 これらはすべて、候補者への体験や、社内の面接官への配慮が問われる業務です。判断が必要な領域なので、人が担ってきたのは自然なことだと思います。 そして、この部分をAIがツールのようにではなく人間のように動き実行するのがフェアパスが行っているAI日程調整です。
フェアパスは、この一つひとつに人のように対応する
フェアパスのAI日程調整は、こうした場面の一つひとつに対して、オペレーション担当者のように対応します。
**リンクの事前作成が不要 ** 面接時間が60分、45分、30分などと違う場合や、違う面接官になっても、内容を指定するだけで、その場でリンクが作られます。事前に枠を用意する必要がなく、求人や選考フェーズが増えても管理するリンクが増えません。
**選ばれた後の処理まで進む ** 候補者が日程を選んだら、ATSへのステータス登録、カレンダーへの登録、候補者と面接官へのリマインドまで自動で進みます。
**候補日がテキストで返ってきても処理する ** 候補者から「◯日と△日がいい」とテキストで返信があったら、それをフェアパスに伝えるだけで、面接官のカレンダーと突き合わせて日程を確定します。決まった流れから外れても、そこで作業が止まりません。
**空き枠がないときは、差し込みを提案する ** カレンダーに空きがないとき、AIが社内予定の種別を判別して、Slack上で代替案を提示します。
カレンダー上の予定を等しく扱うのではなく、動かしていい社内会議と、動かせない社外の予定を裏側で判別して提案します。 冒頭でご紹介した、現場のメンバーが面接官でカレンダーが埋まっているという課題も、ここで解消できる部分です。人が予定を一つずつ確認して探していた作業が、提案として上がってくる状態になります。
**リスケや辞退も、伝えるだけで処理される ** 「リスケになった」「辞退になった」と伝えるだけで、カレンダーの整理や、関係者への連絡文の下書きまで進みます。
やっていることを並べると、これは日程調整のオペレーション担当がチームに一人増えたのとほぼ同じです。操作を覚えて使うのではなく、状況を伝えればその場にふさわしい対応をしてくれる。この感覚が、フェアパスの特徴だと思っています。
使うほど、自社のやり方を覚えていく
フェアパスが操作するツールではなく、担当者に近いと感じられる理由は、使い続けるほどに自社ならではのやり方を覚えていく点にあります。
- この部署の面接には、誰を優先してアサインするか
- この時間帯の予定なら、動かして調整してもよいか
- 候補者の状況に合わせて、どのようなトーンの文面で送るか こうした細かなルールは会社ごとに異なります。新しく入ったアシスタントが、最初は確認を取りながら仕事を進め、次第に任せられる範囲が広がっていくのと同じように、運用を重ねるほど自社の判断基準を覚えて馴染んでいきます。
配慮を諦めずに、AIで日程調整する
面接の日程調整は配慮が必要な領域です。だからこそ、これまでは調整が複雑で配慮が要る部分を人事が抱えてきました。候補者の体験を守るうえで、自然な判断だったと思います。
ただ実際には、その配慮の多くは判断のルールとして書き出せます。動かしていい予定と動かせない予定の区別も、面接官への相談の仕方も、候補者の状況に応じた時間帯の出し方も。
フェアパスを導入したある企業では、応募から一次面接設定までのリードタイムが3.7日から1.4日へと50%以上短縮されました。配慮を諦めて機械的に処理したのではなく、配慮の部分も含めて任せられたからです。 自社の採用プロセスで、どの配慮をどう任せていけるのか。判断の材料として、ホワイトペーパー『AI日程調整と、日程調整ツールは何が違うのか』にまとめています。任せられる業務の範囲、自社のルールをどう書き出すか、実際の設定例を掲載していますので、あわせてご覧ください。
**▼ 「AI日程調整と、日程調整ツールは何が違うのか」ホワイトペーパー **