中途採用ではスピードが求められる一方、丁寧にやろうとするからこそ、あえて日を置かなければいけない場面があります。その予定をATSに書き留めて、その日に自分で見に行って対応している方は多いと思います。書くのも、思い出すのも、動くのも自分。その形が変わると何が起きるのかを書きます。
こんにちは。bgrass株式会社でBizDevを担当しているまいかです。
中途採用では、求める要件が高くなるほど、候補者も他社と比較しながら進めています。だから連絡が遅れれば、その間に他社の選考が進んでいく。 一方で、丁寧さも欠かせません。やり取りの一つひとつから、候補者はその会社を見ています。
タイムラグを出さずに、丁寧に進める。そこを意識して日々動いている方は多いと思います。 ただ丁寧にやろうとするからこそ、あえて日を置く場面が出てきます。選考の内容や面接の日程、候補者の都合で、先の日付になることもある。
そうした先の予定を、どう管理しているでしょうか。今回はその話を書きます。
意図的に日を空けるときは、自分で書き留めて確認しながら進める
中途採用の採用現場では、スピーディーに選考を進めないといけない場面がある一方、意図的に間隔を空けたほうがいい場面があります。 例えば、直接応募の方への見送り連絡。応募からすぐに送ると失礼にあたるので、数日から一週間ほど空けてから送る。
そして候補者側の事情で、先の日付になることもあります。在職中でプロジェクトの都合があり、「面接は一ヶ月後にしてほしい」と言われる。カジュアル面談で話して興味を持ってもらえたが、「今は動けないので、三ヶ月後にもう一度」などです。
また、相手からの返信を待つ場面もあり、候補者へ日程調整のリンクを送って、返信がない。紹介会社に確認を投げて、返答が来ない。どちらも確認のために短めのスパンで期日を決めて、その日に返事が来ているかを確認する。
これらを今はどう管理しているでしょうか。 ATSに日付を書いて、その日が来たら自分で探しに行く。ATSのメモに自分で次の対応を書き留めて、自分で見に行く形になっていないでしょうか。
当たり前にやっているけれど、思ったより抱えている
自分で書き留めて、それを起点に動き出す。 これは当たり前のことのように感じると思います。ただ改めて見ると、思ったより抱えているのではないでしょうか。
書いたことを覚えておく。その日が来たら思い出す。探しに行って、状況を確かめる。対応そのものより、その手前を自分で持っている状態です。
そしてスピードも丁寧さも、気づけるかどうかに左右されます。 気づけば動く、気づかなければ、そのまま時間が経つ。責任者が全体を確認したときに初めて、過ぎた日付のまま残っている候補者を見つける。こういうことは、どの現場でも起きていると思います。
向こうから知らせてくれる形に変わります
いまの採用現場で行われている、日付を書いて、その日に自分で見に行って、動くといった運用は、いわゆる自分から取りに行く形（Pull型）になっています。
一方でフェアパスでは、向こうから知らせてくれる形（Push型）を取っています。
やることは、フェアパスにやってほしいことを伝えるだけで、「この方の見送りは二日後に送って」「三ヶ月後にもう一度連絡したい」。日付を入れないわけではありませんが、チャットで伝えるだけで済みます。 そしてそこからは、フェアパスが覚えています。こちらが思い出す必要はありません。
期日になると、フェアパスのほうから対応の依頼が来ます。要対応として上がってきて、文面も作成された状態になるため、人は内容を確認して、送るだけで対応が完了します。 つまり、自分で書いて、自分で見に行って、自分で動くという流れが、伝えておく・上がってくる・確認して送るという形に変わります。
返信を待っている場面も同じで、最初にリマインドの日数などを個社ごとに設定した後は、日程調整から一定日数が経っても返信がなければ、リマインドの文面が作成される。面接の前日には、候補者と面接官の双方にリマインドが送られる。評価が入っていなければ、検知してリマインドがかかる。どれも、こちらが期日を見に行くのではなく、その日が来たら向こうから届きます。
実際に使っている方として、以下のような言葉をいただいています。 「自分のフェアパスを見なきゃいけない時間みたいなところとかはかなり減った」 本番環境でも、今まで管理画面を自分で見いて動き出すといった一連の動き方が、フェアパスを導入することで変化が起きています。
見に行かなくてよくなると、抜け漏れがなくなる
いちばん大きいのは、自分で見に行かなくてよくなることだと思います。
日付を書いて、その日を待って、探しに行く。この一連を抱えなくてよくなります。そして日々の対応に追われていても、期日が来れば向こうから届く。そうすると、抜け漏れが起きません。 これまでは、書き忘れたものと、思い出せなかったものが、そのままになっていました。そして気づくきっかけもありません。
導入前、お客様からは「リマインドが設定されていない候補者が1週間なのか2週間なのか、何もタッチされず置いてあった時に、勝手にリマインドされるような機能はあるとすごくありがたい。漏れがヒューマンエラーで起きてしまうことがあるので」といった声が出ていましたが、実際に導入いただいた後、このやり方のために自分で入れたメモを確認するといったフローが丸ごとなくなりました。
**そして抜け漏れがなくなると、結果として採用にも効いてきます。 **「三ヶ月後にもう一度」と言っていた方。一ヶ月後に面接をずらした方。今動けない方ほど、現職で評価されているケースが多いと思います。在職中で忙しい、プロジェクトが佳境、昇進の話が出ているなどの状況です。
だからこそ、その時期に声をかけたくても、その期間を記憶と書き留めたものだけで持ち続けるのは簡単ではありません。 このような事例の際も、フェアパスに伝えておけば、必ず上がってくるような仕組みになります。
思い出せるかどうかに、採用の結果が左右されなくなります。 書いて、探して、思い出す。この管理を手放すと、先の予定を持ち続けたまま、目の前の選考に集中できるようになります。
実際にどう動くかと、料金の考え方は、フェアパスのページにまとめています。デモのご予約と資料のダウンロードも、こちらから受け付けています。
執筆者｜まいか bgrass株式会社｜BizDev 採用AIエージェント「フェアパス」の導入現場で、採用オペレーションの設計・改善支援に従事。フリーランスとしても複数企業の採用支援・採用戦略立案を担当し、採用実務とAI活用の両面から現場に伴走している。
